مسئول دفتر - خانم

شرح وظایف مسئول دفتر:

پاسخگویی به تلفن‌ها و مراجعات
پاسخگویی مودبانه و حرفه‌ای به تماس‌های مشتریان و تامین‌کنندگان
دریافت و ثبت اطلاعات تماس‌گیرندگان
ارتباط دادن تماس‌ها با مدیرعامل، واحد فروش یا واحد مربوطه
استقبال و راهنمایی مراجعین شرکت

امور اداری و دفتری
ثبت و بایگانی نامه‌ها، قراردادها، فاکتورها و اسناد
مرتب نگه داشتن پرونده‌های مشتریان و تامین‌کنندگان
تهیه و تنظیم نامه‌های اداری ساده
اسکن، پرینت، کپی و ارسال مدارک
ثبت و پیگیری مکاتبات

هماهنگی جلسات و برنامه‌ها
تنظیم جلسات مدیرعامل و کارشناسان فروش
هماهنگی زمان جلسات با مشتریان و تامین‌کنندگان
ثبت قرارهای کاری و یادآوری آنها
هماهنگی جلسات آنلاین در صورت نیاز

پیگیری امور فروش
ثبت اطلاعات مشتریان و سرنخ‌های فروش
پیگیری تماس‌ها و درخواست‌های مشتریان طبق دستور مدیر فروش
ارسال کاتالوگ، مشخصات فنی و اطلاعات اولیه محصولات برای مشتری
ثبت درخواست‌های مشتری و ارجاع آن به کارشناس مربوطه

ارتباط با مشتریان
پاسخگویی اولیه به خریداران ماشین‌آلات و قطعات یدکی
دریافت اطلاعات مورد نیاز مشتری مانند نوع دستگاه، مدل، پروژه و درخواست خرید
پیگیری محترمانه درخواست‌های مشتری تا رسیدن به نتیجه
حفظ ارتباط مناسب با مشتریان قبلی

امور عمومی شرکت
کنترل و پیگیری لوازم اداری
هماهنگی پیک، ارسال مدارک و مرسولات
هماهنگی امور بانکی یا اداری ساده در صورت نیاز
کمک به نظم عمومی دفتر


مهارتهای لازم:

آشنایی با word , excel در سطح متوسط
توانایی کار با پیام رسانها و ایمیل
روابط عمومی خوب و برخورد مودبانه
توانایی پاسخگویی حرفه ای به تلفن
پیگیری و مسئولیت پذیری
نظم و دقت در بایگانی و حفظ مدارک
توانایی انجام چند کار اداری بصورت همزمان
ظاهر و رفتار اداری مناسب

مزیت محسوب میشود اگر با این موارد آشنا باشد:
پیش فاکتور و فاکتور رسمی فروش
مفاهیم اولیه خرید،فروش و واردات
شناخت اولیه ماشین آلات و قطعات