دستیار مدیر اجرایی

دستیار مدیر اجرایی (Executive Assistant)
ما در مجموعه خود به دنبال جذب یک دستیار مدیر اجرایی توانمند، پیگیر و مسئولیت‌پذیر هستیم که بتواند در کنار مدیر اجرایی، امور اجرایی، اداری و بین‌سازمانی را به‌صورت مستقل و منظم پیگیری و مدیریت نماید.
شرح وظایف و مسئولیت‌ها

1. پیگیری مستقیم امور محوله از سوی مدیر اجرایی و اطمینان از انجام به‌موقع آن‌ها
2. مدیریت و پیگیری امور اجرایی و بین‌واحدی شرکت
3. تهیه گزارش‌های مدیریتی و ارائه منظم به مدیر اجرایی
4. تهیه و تنظیم مکاتبات اداری و تجاری فارسی و انگلیسی
5. پیگیری قراردادها، سفارش‌ها، پروژه‌ها و تعهدات شرکت
6. هماهنگی و ارتباط موثر با مشتریان، تامین‌کنندگان و شرکت‌های طرف قرارداد
7. تهیه گزارش وضعیت پروژه‌ها، امور جاری و اقدامات در دست انجام
8. پیگیری مستمر Deadlineها، تعهدات و زمان‌بندی فعالیت‌ها
9. هماهنگی جلسات، امور مرتبط با مدیران و پیگیری مصوبات جلسات
10. نمایندگی از مدیر اجرایی در برخی امور و جلسات، در صورت تفویض اختیار
11. هماهنگی موثر میان مدیر اجرایی و واحدهای مختلف سازمان
12. ارائه گزارش از روند پیشرفت امور و اعلام به‌موقع موارد دارای ریسک یا تاخیر

شایستگی‌ها و مهارت‌های مورد انتظار

• پیگیری بسیار قوی (Follow-up) و مسئولیت‌پذیری بالا
• توانایی انجام امور به‌صورت مستقل و بدون نیاز به دریافت دستور برای هر مرحله
• توانایی مدیریت هم‌زمان چندین موضوع، پروژه و Deadline
• مهارت بالا در گزارش‌نویسی و ارائه اطلاعات به شکل دقیق و مدیریتی
• تسلط مناسب به Microsoft Word و Excel
• توانایی نگارش و تنظیم مکاتبات رسمی و تجاری به زبان فارسی و انگلیسی
• تسلط مناسب به زبان انگلیسی
• درک مناسب از فرآیندهای سازمانی، اداری و تجاری
• مهارت ارتباطی بالا و توانایی تعامل حرفه‌ای با مدیران، کارکنان، مشتریان و طرف‌های تجاری
• توانایی اولویت‌بندی امور و مدیریت زمان
• دقت، نظم و توجه بالا به جزئیات
• امانت‌داری، رازداری و اعتمادپذیری بسیار بالا
• توانایی حفظ آرامش و تمرکز در شرایط کاری پرمشغله و چندوظیفه‌ای

ویژگی‌های فردی مورد انتظار
فرد موردنظر باید پیگیر، باانگیزه، منظم، نتیجه‌گرا و دارای روحیه Follow-up قوی باشد و بتواند پیش از آنکه یک موضوع به تاخیر یا مشکل تبدیل شود، آن را شناسایی و پیگیری نماید.
این موقعیت شغلی برای فردی مناسب است که بتواند به‌عنوان بازوی اجرایی مدیر اجرایی عمل کرده و مسئولیت پیگیری و به نتیجه رساندن امور را بر عهده بگیرد.
مزیت محسوب می‌شود:

1. آشنایی با زبان آلمانی مزیت محسوب می‌شود.
2. سابقه فعالیت در سمت‌هایی نظیر دستیار مدیرعامل، دستیار مدیر اجرایی، Executive Assistant، سرپرست امور اجرایی یا موقعیت‌های مشابه