وظایف و مسئولیت‌های اصلی:
- برنامه‌ریزی، تنظیم و مدیریت تقویم کاری مدیرعامل و هماهنگی جلسات، ملاقات‌ها، سفرهای کاری و سایر برنامه‌های مرتبط.
- هماهنگی، دعوت و پیگیری برگزاری جلسات مدیرعامل و اطمینان از آمادگی اطلاعات و مستندات موردنیاز پیش از جلسات.
- تهیه صورت‌جلسات، ثبت دقیق تصمیمات و مصوبات و پیگیری مستمر اقدامات تا حصول نتیجه و ارائه گزارش وضعیت به مدیرعامل.
- مدیریت، کنترل، اولویت‌بندی و پیگیری مکاتبات، درخواست‌ها، گزارش‌ها و امور ارجاعی به دفتر مدیرعامل.
- تهیه، تنظیم و پیگیری مکاتبات اداری، نامه‌ها، گزارش‌ها و سایر مستندات موردنیاز مدیرعامل مطابق با اصول مکاتبات رسمی و آیین نگارش اداری.
- مدیریت ملاقات‌ها و مراجعات و ایجاد هماهنگی موثر میان مدیرعامل، مدیران، کارکنان، مشتریان و سایر ذی‌نفعان داخلی و خارجی.
- پیگیری دستورات و ارجاعات مدیرعامل از واحدهای مختلف و کنترل روند انجام امور در مهلت‌های تعیین‌شده.
- تهیه گزارش‌های مدیریتی و خلاصه وضعیت اقدامات، پروژه‌ها و موضوعات ارجاعی جهت ارائه به مدیرعامل.
- ساماندهی، طبقه‌بندی، بایگانی و نگهداری اسناد، مکاتبات و اطلاعات دفتر مطابق با ضوابط و الزامات محرمانگی.
- غربالگری و اولویت‌بندی امور و درخواست‌های ورودی و مدیریت موثر جریان اطلاعات به‌منظور استفاده بهینه از زمان مدیرعامل.
- ایجاد هماهنگی و ارتباط حرفه‌ای و موثر با مدیران و واحدهای سازمانی و پیگیری امور محوله با دقت، سرعت و اثربخشی.
- انجام سایر امور مرتبط با حوزه دفتر مدیرعامل در چارچوب وظایف و اختیارات محول.
دانش، مهارت‌ها و شایستگی‌های مورد نیاز:
- تسلط کامل بر اصول مکاتبات اداری، آیین نگارش و تنظیم نامه‌ها و مستندات رسمی.
- مهارت بالا در برنامه‌ریزی، سازماندهی، اولویت‌بندی امور و مدیریت زمان.
- توانایی پیگیری مستمر و موثر امور تا حصول نتیجه.
- توانایی مدیریت هم‌زمان امور متعدد با حفظ دقت، کیفیت و رعایت اولویت‌ها.
- مهارت ارتباطی و کلامی قوی و توانایی تعامل حرفه‌ای با مدیران و ذی‌نفعان داخلی و خارجی.
- توانایی مدیریت جلسات، تهیه صورت‌جلسات و پیگیری دقیق مصوبات.
- قدرت تحلیل، دقت بالا و توانایی تشخیص اولویت و فوریت امور.
- حفظ کامل محرمانگی اطلاعات، امانت‌داری، صداقت و مسئولیت‌پذیری.
- توانایی فعالیت موثر در شرایط کاری پویا و مدیریت امور فوری و پیش‌بینی‌نشده.
- تسلط بر مجموعه Microsoft Office شامل Word، Excel، PowerPoint و Outlook.
- ظاهر و رفتار حرفه‌ای و برخورد مناسب در ارتباط با مدیران، مشتریان و مهمانان سازمان.