هلدینگ فن‌زی جهت تکمیل تیم مدیریتی خود، از یک فرد منظم، دقیق، پیگیر، مسئولیت‌پذیر و دارای مهارت ارتباطی بالا برای موقعیت مسئول دفتر مدیرعامل دعوت به همکاری می‌کند.
این موقعیت برای فردی مناسب است که بتواند در کنار مدیریت حرفه‌ای دفتر مدیرعامل، هماهنگی جلسات و برنامه‌های روزانه را بر عهده گرفته و با پیگیری مستمر امور، مصوبات و وظایف محول‌شده، به مدیرعامل در مدیریت بهتر زمان و امور اجرایی کمک کند.

شرح وظایف و مسئولیت‌ها
مدیریت و سازماندهی فضای دفتر مدیرعامل و اطمینان از نظم و آماده‌بودن امور جاری دفتر
مدیریت هوشمندانه تقویم کاری مدیرعامل، برنامه‌ریزی و هماهنگی جلسات، قرارها، سفرها و برنامه‌های روزانه
بررسی و هماهنگی برنامه‌های مدیرعامل در ابتدای هر روز و تنظیم اولویت‌های روزانه
همراهی مدیرعامل در جلسات مهم و مدیریتی در صورت نیاز
تهیه و تنظیم دقیق صورت‌جلسات و ثبت تصمیمات و مصوبات جلسات
تبدیل مصوبات و اقدامات موردنیاز جلسات به موارد قابل پیگیری و پیگیری مستمر آن‌ها تا حصول نتیجه
پیگیری امور ارجاع‌شده از سوی مدیرعامل از مدیران و واحدهای مختلف و ارائه گزارش وضعیت به مدیرعامل
تهیه گزارش‌های دوره‌ای از وضعیت اقدامات، مصوبات و امور در حال پیگیری
تسهیل ارتباطات بین مدیرعامل و مدیران ارشد، واحدهای سازمان، کارکنان، مشتریان و سایر ذی‌نفعان
فیلتر و مدیریت تماس‌ها، مکاتبات، درخواست‌ها و مراجعات به دفتر مدیریت با هدف استفاده بهینه از زمان مدیرعامل
تهیه و تنظیم نامه‌ها، مکاتبات و مستندات اداری موردنیاز مدیرعامل
تهیه گزارش‌ها و ارائه‌های مدیریتی و آماده‌سازی فایل‌های Excel و PowerPoint جهت جلسات و ارائه به مدیریت
جمع‌آوری، دسته‌بندی و آماده‌سازی اطلاعات موردنیاز مدیرعامل برای جلسات و تصمیم‌گیری
هماهنگی و پیگیری امور اجرایی مرتبط با جلسات و مهمانان ویژه
میزبانی و پذیرایی حرفه‌ای از مهمانان و مراجعان دفتر مدیریت
پیگیری امور اداری و اجرایی مرتبط با دفتر مدیرعامل
حفظ محرمانگی کامل اطلاعات، اسناد، مذاکرات، تصمیمات و امور سازمانی

شرایط احراز
حداقل مدرک کارشناسی در رشته‌های مدیریت، مهندسی صنایع، روابط عمومی، زبان انگلیسی یا سایر رشته‌های مرتبط
حداقل 2 سال سابقه کار مرتبط در سمت مسئول دفتر، دستیار مدیرعامل، دستیار مدیر ارشد یا موقعیت‌های مشابه
تجربه کار در محیط‌های مدیریتی و توانایی تعامل حرفه‌ای با مدیران ارشد
توانایی بالای برنامه‌ریزی، سازماندهی و پیگیری هم‌زمان چندین موضوع
توانایی تهیه صورت‌جلسه، ثبت مصوبات و پیگیری اقدامات تا حصول نتیجه
تسلط مناسب به Microsoft Office به‌ویژه Word، Excel، PowerPoint و Outlook
تسلط به نگارش اداری و اصول مکاتبات رسمی فارسی و انگلیسی
تسلط مناسب به زبان انگلیسی برای مکاتبات و ارتباطات کاری
آشنایی با اتوماسیون اداری و ابزارهای مدیریت و پیگیری وظایف

مهارت‌های نرم
پیگیری بسیار بالا و نتیجه‌گرایی
نظم و سازماندهی قوی
دقت و جزئی‌نگری
مدیریت زمان و توانایی اولویت‌بندی
مهارت ارتباطی و کلامی بسیار خوب
هوش هیجانی بالا و توانایی مدیریت شرایط پراسترس
توانایی تعامل حرفه‌ای با مدیران، کارکنان و مراجعان
مسئولیت‌پذیری و تعهد کاری
توانایی مدیریت چندین موضوع به‌صورت هم‌زمان
رازداری و حفظ محرمانگی اطلاعات
ظاهر آراسته و برخورد حرفه‌ای

مزیت محسوب می‌شود
سابقه فعالیت در شرکت‌های هلدینگ، سرمایه‌گذاری، مالی، فین‌تک یا شرکت‌های پروژه‌محور
تجربه کار مستقیم با مدیرعامل یا مدیران ارشد
آشنایی با ابزارهای مدیریت پروژه و Task Management
توانایی تهیه داشبوردها و گزارش‌های مدیریتی در Excel
توانایی طراحی ارائه‌های حرفه‌ای در PowerPoint
آشنایی با مفاهیم مدیریت پروژه و پیگیری مصوبات