شرح وظایف:
• انجام امور محوله از سوی مدیر ارشد با دقت و در زمان‌بندی تعیین‌شده
• پیگیری و انجام موضوعات داخلی و جاری شرکت (هماهنگی‌های بین‌بخشی)
• هماهنگی جلسات (تدارک سالن، دعوت‌نامه، دستور جلسه، صورت‌جلسه)
• تنظیم برنامه‌های روزانه، هفتگی و ماهانه مدیر ارشد (جلسات، ملاقات‌ها و سفرهای کاری)
• مدیریت تدارکات و ملزومات دفتر مدیر (هماهنگی با واحدهای پشتیبانی)
• مدیریت مکاتبات اداری (نامه‌ها، ایمیل‌ها، بخشنامه‌ها و ابلاغیه‌ها)
• هماهنگی و پشتیبانی واحدهای مختلف سازمان
• همکاری در مدیریت صفحات مجازی و وب‌سایت شرکت
• هماهنگی با تیم طراحی برای تولید محتوای گرافیکی (بنر، پست، استوری)
• کنترل شاخص‌های عملکردی (KPI) تیم‌های تحت نظارت و تهیه گزارش از پیشرفت کارها
• تهیه گزارش‌های مدیریتی (هفتگی، ماهانه و ادواری) برای مدیر ارشد
• تحلیل داده‌ها و ارائه خلاصه‌ای از وضعیت پروژه‌ها و عملکرد واحدها
• تعامل موثر با همکاران و مشتریان داخلی و خارجی (ارتباطات میان‌واحدی و پاسخگویی به استعلامات)
• برقراری ارتباط حرفه‌ای با شرکا، مشتریان و پیمانکاران به نمایندگی از مدیر ارشد
• بایگانی و مستندسازی صحیح کلیه مکاتبات، صورت‌جلسات و اسناد اداری
• انجام سایر امور محوله متناسب با نیاز سازمان

شرایط احراز:
• روابط عمومی بالا و توانایی ارتباط موثر با سطوح مختلف سازمانی
• توانایی حل مسئله و تصمیم‌گیری در موقعیت‌های حساس
• مدیریت زمان و اولویت‌بندی وظایف در شرایط چندوظیفه‌ای
• مهارت مذاکره و اقناع‌سازی برای پیگیری امور از سایر واحدها
• تعهد به محرمانگی اطلاعات (رازداری در امور مدیریتی)
• تسلط به یک زبان خارجی (انگلیسی، عربی، روسی، ارمنی)
• آشنایی کافی با Excel (تهیه گزارش‌های تحلیلی، جداول، فرمول‌نویسی و نمودارها)
• آشنایی کافی با Word (نامه‌نگاری، تنظیم گزارش و مستندسازی)
• آشنایی کافی با PowerPoint (تهیه ارائه‌های مدیریتی حرفه‌ای)
• آشنایی با نرم‌افزارهای گرافیکی (مانند Photoshop، Illustrator، Canva) - امتیاز مثبت
• آشنایی با فضای مجازی (مدیریت پیج، انتشار محتوا و تحلیل آمار) - امتیاز مثبت
• آشنایی با Wordpress (به‌روزرسانی وب‌سایت، انتشار مطلب) - امتیاز مثبت

ویژگی‌های فردی:
• منظم و منضبط
• مسئولیت‌پذیر و متعهد به اخلاق حرفه‌ای و رفتار سازمانی
• دقت بالا در تنظیم مکاتبات، صورت‌جلسات و گزارش‌ها
• روحیه کار تیمی و توانایی تعامل با واحدهای مختلف سازمانی
• کوشا، پویا و پیش‌دست در انجام وظایف (نیاز به اشراف کامل مدیر نداشته باشد)
• انعطاف‌پذیر در مواجهه با تغییرات و شرایط اضطراری