ماموریت
کمک به مدیرعامل برای تبدیل تصمیم‌ها، جلسات و اولویت‌های مدیریتی به اقدام مشخص، مسئول مشخص، مهلت مشخص و نتیجه قابل پیگیری و اطمینان از اینکه موضوعات مهم سازمان بین جلسات و واحدها گم نمی‌شوند.
این فرد «منشی مدیرعامل» نیست و جای مدیر ارشد عملیات یا مدیران واحدها را نیز نمی‌گیرد؛ بلکه بازوی اجرایی، هماهنگی و پیگیری مدیرعامل است.

مسئولیت‌های اصلی
مدیریت و اولویت‌بندی موضوعات ارجاعی مدیرعامل
آماده‌سازی دستور جلسات مهم
حضور در جلسات کلیدی و تهیه صورت‌جلسه تصمیم‌محور
تبدیل تصمیمات جلسات به: اقدام، مسئول، مهلت، خروجی مورد انتظار
پیگیری اقدامات تا بسته‌شدن واقعی
تهیه فهرست هفتگی موضوعات باز مدیرعامل
هشدار درباره تاخیر، توقف یا عدم تعیین مسئول
هماهنگی بین واحدها در موضوعات ارجاعی مدیرعامل
پیگیری مصوبات شورای راهبری و جلسات مدیریتی
آماده‌سازی گزارش خلاصه مدیریتی برای مدیرعامل
جمع‌آوری اطلاعات لازم پیش از تصمیم‌گیری
آماده‌سازی مقایسه گزینه‌ها و خلاصه تصمیم
کنترل تقویم جلسات مهم و نقاط تصمیم
پیگیری مکاتبات و درخواست‌های مهم مدیریتی
پیگیری قراردادها، پیشنهادها یا پروژه‌هایی که مستقیماً توسط مدیرعامل دنبال می‌شوند
نگهداری «دفتر تصمیمات» مدیرعامل و ثبت تصمیمات کلیدی
اطمینان از اینکه تصمیمات جدید با تصمیمات قبلی تناقض پیدا نکرده‌اند یا در صورت تعارض، موضوع برای تصمیم مجدد مطرح شود
پیگیری امور محوله با مدیر ارشد عملیات و مسئولان حوزه‌ها بدون تصاحب مسئولیت آنها
تهیه بسته کوتاه برای جلسات مهم شامل: موضوع، سابقه، وضعیت فعلی، مسئله، گزینه‌ها، تصمیم موردنیاز
حفظ محرمانگی اطلاعات مدیریتی، تجاری، مالی و منابع انسانی

خروجی‌هایی که باید مرتب تحویل دهد
روزانه
فهرست 5 تا 10 موضوع اصلی مدیرعامل
اقدامات نزدیک به مهلت
موارد مسدود
تصمیم‌هایی که نیاز به نظر مدیرعامل دارند
هفتگی
یک گزارش حداکثر 1 تا 2 صفحه‌ای: موضوع، مسئول، مهلت، وضعیت، مانع، تصمیم لازم
ماهانه
تصمیمات اصلی گرفته‌شده
تصمیمات اجراشده / اجرا نشده
موضوعات تکرارشونده
گلوگاه‌های مدیریتی
اقدامات معوق
پیشنهاد موضوعات نیازمند ورود مدیرعامل

شرایط احراز
حداقل 3 سال تجربه در یکی از حوزه‌های: دستیار اجرایی مدیرعامل، دفتر مدیرعامل، مدیریت پروژه، برنامه‌ریزی و کنترل مدیریت، دفتر مدیریت پروژه، مشاوره مدیریت با سابقه اجرایی
تحصیلات مناسب در مدیریت، مهندسی صنایع، مدیریت کسب‌وکار، اقتصاد یا رشته‌های مرتبط
نگارش بسیار قوی و توان تهیه گزارش مدیریتی
تسلط بسیار خوب به Excel و PowerPoint و ابزارهای اداری
توان تحلیل اطلاعات و خلاصه‌سازی موضوع پیچیده
توان مدیریت هم‌زمان چند موضوع
دقت بسیار بالا در جزئیات
توان پیگیری قوی بدون ایجاد تنش
قدرت ارتباط با مدیران ارشد و کارکنان اجرایی
توان کار با اطلاعات محرمانه
توان تشخیص «موضوع مهم» از «موضوع فوری ولی کم‌اهمیت»
آشنایی مناسب با فناوری و سامانه‌های کسب‌وکار
انگلیسی مناسب برای مطالعه اسناد و مکاتبات یک مزیت مهم است

شایستگی‌های رفتاری بسیار مهم
برای این نقش، من این موارد را حتی از سابقه کاری مهم‌تر می‌دانم:
پیگیری تا نتیجه (صرفاً انتقال پیام کافی نیست؛ باید مشخص شود کار واقعاً تمام شده یا نه)
قاطعیت محترمانه (پیگیری وضعیت کار بدون ایجاد لحن نامناسب یا تنش)
تاب‌آوری (در محیطی با تغییر اولویت‌ها و احتمال نارضایتی از پیگیری)
سازگاری (جابجایی بین مسائل مالی، فروش، تامین، عملیات، فناوری و منابع انسانی)
قضاوت مدیریتی (تشخیص اینکه چه چیزی قابل پیگیری است، چه چیزی باید به مدیر ارشد عملیات برود و چه چیزی نیازمند تصمیم مدیرعامل است)
محرمانگی (عدم تبدیل موضوعات مدیرعامل به اطلاعات عمومی سازمان)
نظم فکری (تبدیل جلسات و درخواست‌های پراکنده به ساختار)

فردی با ذهن منظم، پیگیری بسیار بالا، قدرت نگارش و تحلیل خوب، اعتمادبه‌نفس در تعامل با مدیران، محرمانگی بالا و توان تبدیل صحبت‌های مدیرعامل به اقدام و نتیجه؛ نه منشی و نه مدیر موازی سازمان.