منشی و مسئول دفتر - خانم

درباره این فرصت شغلی
شرکت مانا مهر انرژی نسیم به دنبال جذب منشی و مسئول دفتر مدیریت است؛ فردی منظم، مسئولیت‌پذیر، خوش‌برخورد و پیگیر که بتواند امور اداری و اجرایی دفتر مدیریت را به شکلی دقیق و حرفه‌ای مدیریت کند.
در این جایگاه، شما نقش مهمی در ایجاد نظم، هماهنگی و پیشبرد امور روزمره دفتر خواهید داشت. اگر از برنامه‌ریزی، پیگیری امور، هماهنگی بین افراد و ایجاد نظم در محیط کاری لذت می‌برید و توانایی مدیریت هم‌زمان چند موضوع را دارید، خوشحال می‌شویم به تیم ما بپیوندید.

شرح وظایف
1) امور دفتری و اداری
• مدیریت امور روزمره دفتر مدیریت
• ثبت، بایگانی و نگهداری اسناد، مدارک و مکاتبات
• مدیریت ورود و خروج نامه‌ها و مستندات
• تهیه، تایپ و تنظیم نامه‌ها، گزارش‌ها و مکاتبات اداری
• پاسخگویی به تماس‌های تلفنی و ایمیل‌های اداری
• مدیریت کارتابل و پیگیری مکاتبات داخلی و خارجی

2) هماهنگی و پشتیبانی مدیریت
• برنامه‌ریزی و هماهنگی جلسات حضوری و آنلاین
• تنظیم برنامه‌های کاری و تقویم جلسات مدیران
• تهیه صورتجلسات و پیگیری موارد ارجاع‌شده
• هماهنگی سفرهای کاری شامل رزرو بلیت، هتل و سایر امور مرتبط
• پیگیری درخواست‌ها و امور محول‌شده از سوی مدیریت تا حصول نتیجه

3) پشتیبانی و امور اجرایی دفتر
• نظارت بر نظم، آراستگی و آماده‌بودن فضای اداری و جلسات

4) هماهنگی پذیرایی از مهمانان و جلسات
• نظارت بر خدمات عمومی، نظافت و امور پشتیبانی دفتر
• پیگیری تامین و خرید ملزومات اداری مورد نیاز مجموعه
• هماهنگی ارسال و دریافت مرسولات، پیک و سایر خدمات اداری
• پیگیری امور رفاهی و خدماتی مرتبط با دفتر

5) هماهنگی بین واحدها
• برقراری ارتباط موثر با واحدهای مختلف شرکت و مدیران پروژه
• پیگیری موضوعات ارجاعی و انتقال نتایج به افراد مربوطه
• هماهنگی امور اداری بین بخش‌های مختلف مجموعه
• پیگیری درخواست‌های شرکت‌های همکار و مراجع مرتبط در چارچوب وظایف محوله

شرایط احراز
مهارت‌های تخصصی:
• تسلط به Microsoft Word و Microsoft Excel
• آشنایی با نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری
• آشنایی با اصول مکاتبات اداری و بایگانی اسناد
• توانایی تنظیم نامه‌های اداری و صورتجلسات
• توانایی مستندسازی و ثبت دقیق اطلاعات

شایستگی‌های فردی:
• نظم، دقت و مسئولیت‌پذیری بالا
• روابط عمومی قوی و فن بیان مناسب
• پیگیری موثر و تعهد به انجام کامل امور محوله
• توانایی حل مسئله و تصمیم‌گیری در امور روزمره
• توانایی مدیریت زمان و اولویت‌بندی فعالیت‌ها
• توانایی انجام هم‌زمان چند وظیفه
• روحیه همکاری و تعامل سازنده با همکاران
• حفظ محرمانگی اطلاعات سازمانی

شرایط ترجیحی
• سابقه کار در حوزه مسئول دفتری، امور اداری یا سمت‌های مشابه
• آشنایی با فرآیندهای اداری و گردش مکاتبات سازمانی
• تجربه کار در محیط‌های پویا و چندواحدی

ویژگی فردی که به دنبال آن هستیم
ما به دنبال فردی هستیم که بتوان روی نظم، دقت و پیگیری او حساب کرد؛ کسی که امور محوله را با مسئولیت‌پذیری دنبال کند، ارتباط موثری با همکاران و مدیران داشته باشد و به ایجاد یک محیط کاری منظم، حرفه‌ای و هماهنگ کمک کند.

هدف این جایگاه، پشتیبانی موثر از مدیریت و ایجاد نظم در امور اداری و اجرایی دفتر است تا فعالیت‌های روزمره مجموعه با دقت، سرعت و کیفیت مناسب انجام شوند.