شرکت حمل‌ونقل بین‌المللی خط صبا برای تکمیل کادر خود از یک فرد منظم، پیگیر، مسئولیت‌پذیر و رازدار برای امور اداری و دبیرخانه دعوت به همکاری می‌کند.
اگر در هماهنگی امور، پیگیری مصوبات، مدیریت مکاتبات و تهیه گزارش‌های مدیریتی توانمند هستید، خوشحال می‌شویم رزومه شما را بررسی کنیم.
شرح وظایف
مدیریت و برنامه‌ریزی امور روزانه دفتر مدیرعامل
تنظیم و هماهنگی جلسات، ملاقات‌ها و برنامه‌های کاری مدیرعامل
انجام امور دبیرخانه و مدیریت گردش مکاتبات داخلی و خارجی
دریافت، ثبت، ارجاع و پیگیری نامه‌ها و درخواست‌های سازمانی
تهیه و تنظیم نامه‌های اداری، گزارش‌ها، صورت‌جلسات و سایر مستندات
پیگیری مصوبات جلسات و اقدامات محول‌شده به واحدهای مختلف
هماهنگی و پیگیری امور بین مدیرعامل، مدیران و واحدهای سازمان
تهیه گزارش‌های دوره‌ای و موردی مرتبط با فعالیت‌های دفتر مدیرعامل
طبقه‌بندی، ثبت، نگهداری و بایگانی اسناد و مستندات به‌صورت فیزیکی و الکترونیکی
مدیریت و به‌روزرسانی پرونده‌ها و سوابق اداری
پیگیری امور اداری محول‌شده تا حصول نتیجه
برقراری ارتباط حرفه‌ای با مدیران، کارکنان، مشتریان و مراجعان
همکاری در هماهنگی امور اداری مرتبط با دفتر مدیرعامل
حفظ محرمانگی اطلاعات، اسناد، مکاتبات و تصمیمات سازمانی
شرایط احراز
حداقل 3 سال سابقه کاری مرتبط در مسئول دفتر مدیرعامل، مدیریت دفتر، امور اداری یا دبیرخانه
برخورداری از سابقه سرپرستی یا مدیریت امور اداری، مزیت محسوب می‌شود
مدرک تحصیلی مرتبط در رشته‌های مدیریت، علوم اداری، مهندسی صنایع یا سایر رشته‌های مرتبط
تسلط به مهارت‌های هفت‌گانه ICDL، به‌ویژه Word، Excel، PowerPoint و Outlook
توانایی تهیه، تنظیم و ویرایش نامه‌ها، گزارش‌ها و صورت‌جلسات اداری
برخورداری از مهارت نوشتاری مناسب و توانایی نگارش رسمی و سازمانی
توانایی درک، تحلیل و جمع‌بندی موضوعات مرتبط با دفتر مدیرعامل
آشنایی با اصول سرپرستی و توانایی هماهنگی و انجام امور اداری
آشنایی با قوانین و مقررات، دستورالعمل‌ها، بخشنامه‌ها و آیین‌نامه‌های مرتبط با شغل
تسلط بر اصول دبیرخانه، بایگانی و گردش مستندات
توانایی تهیه گزارش‌های دقیق، منظم و قابل ارائه به مدیریت
توانایی برنامه‌ریزی، اولویت‌بندی و پیگیری هم‌زمان چند موضوع
برخورداری از روابط عمومی مناسب و مهارت برقراری ارتباط موثر با سطوح مختلف سازمان
ویژگی‌های فردی مورد انتظار
نظم و دقت بالا
مسئولیت‌پذیری و پیگیری مستمر
رازداری و تعهد حرفه‌ای
توانایی مدیریت زمان و اولویت‌بندی امور
قدرت تحلیل و جمع‌بندی موضوعات
مهارت حل مسئله و پیگیری امور تا حصول نتیجه
ظاهر و رفتار حرفه‌ای
روحیه همکاری و توانایی هماهنگی با مدیران و واحدهای مختلف