مسئول دفتر - خانم

وظایف:

• ثبت و نگهداری اطلاعات در پایگاه داده
• پاسخگویی به تلفن‌ها و ارائه اطلاعات به تماس‌گیرنده‌ها، ثبت پیام یا انتقال تماس به افراد، ثبت درخواست‌های لوازم اداری و تجهیزات واحد مربوطه در سیستم و پیگیری تحویل از انبار
• به‌کارگیری و مدیریت تجهیزات دفتری مانند دستگاه‌های نمابر، کپی یا سیستم‌های تلفنی و در صورت خرابی، ارجاع برای تعمیرات
• تنظیم و مدیریت نامه، اتوماسیون یا سیستم‌های بایگانی الکترونیکی، ثبت و به‌روزرسانی مدارک، نگهداری اسناد، مکاتبات و سایر مطالب
• نوشتن، تایپ و توزیع یادداشت‌های جلسه، مکاتبات معمول یا گزارش‌ها (مانند ارائه‌ها، هزینه‌ها، گزارش‌های آماری یا ماهانه)
• هماهنگی با مدعوین جلسات و تنظیم و ثبت محل برگزاری در سیستم
• جابجایی اسناد و مدارک از دبیرخانه به واحد مربوطه، بررسی نامه‌های ورودی، مطالعه، مسیریابی، پاسخگویی و توزیع آن‌ها
• تنظیم صورت‌جلسات هیئت‌مدیره و مجمع و اخذ امضاهای مربوطه از سایر اعضای هیئت‌مدیره و سهامداران (این مورد صرفاً جزو وظایف مسئول دفتر مدیرعامل می‌باشد.)
• هماهنگی اتاق‌های کنفرانس، جلسات یا رویدادهای خاص مانند ناهار یا مراسم جشن
• هماهنگی با نیروی خدمات مستقر در معاونت به‌منظور اطمینان از پذیرایی به‌موقع و درست
• نظارت بر تجهیزات موجود در واحد و جلوگیری از جابجایی آن‌ها

مهارت‌ها:

• اصول و فنون مذاکره تلفنی
• روابط عمومی
• فن بیان
• اصول بایگانی
• برنامه‌ریزی و مدیریت زمان
• تایپ سریع

مزایا:

• بیمه تکمیلی
• هدایای مناسبتی
• پاداش ارزیابی عملکرد
• تخصیص کمک‌هزینه آموزشی
• تجربه همکاری در محیطی پویا و حرفه‌ای
• وجود فضایی مناسب برای رشد و توسعه فردی