کارمند دبیرخانه (بایگانی) - آقا

شرح شغل در قسمت دبیرخانه:
ثبت اطلاعات نامه در دفتر اندیکاتور یا اتوماسیون اداری و اختصاص تاریخ و شماره وارده
ارائه نامه به مقام یا مسئول واحد اقدام‌کننده یا واحد مربوطه
ثبت شماره نامه و تاریخ در دفتر ارسال مراسلات و تحویل فیزیکی مکتوبات به واحد یا شخص اقدام‌کننده
آماده‌سازی نامه‌ها و بسته‌های صادره جهت ارسال به پست
ثبت و ضبط اطلاعات کامل نامه‌های صادره به سازمان‌ها، شرکت‌ها و ...
کنترل آدرس‌دهی، بسته‌بندی و تحویل نامه‌های داخلی و بیرونی
پیگیری نامه‌ها یا بسته‌های صادره توسط دبیرخانه در صورت درخواست واحدها
ارجاع دقیق و به‌موقع نامه‌ها به واحدهای مرتبط و پیگیری تا حصول نتیجه
هماهنگی با واحدهای داخلی و ارتباط با نهادهای بیرونی در حوزه مکاتبات

شرح شغل در قسمت بایگانی:
بایگانی اصلی نامه‌های وارده پس از اسکن و ارجاع تصویری
مدیریت بایگانی فیزیکی و الکترونیکی اسناد و مکاتبات
بایگانی مدارک پرسنل، مدارک سجلی و قراردادها و ...

مهارت‌های فردی:
توانایی کار در محیط پرحجم و پرتعامل
نظم ذهنی و ساختارمندی در کارها
مسئولیت‌پذیری و قابل اعتماد بودن
توانایی مدیریت هم‌زمان چند کار
مهارت ارتباطی موثر با واحدهای داخلی و بیرونی
دقت بالا و توجه به جزئیات
نظارت بر گردش صحیح اسناد و حفظ محرمانگی اطلاعات
تهیه گزارش‌های مدیریتی از وضعیت مکاتبات
تسلط به اصول مکاتبات رسمی و نگارش اداری
توانایی ثبت، ارجاع و پیگیری مکاتبات تا حصول نتیجه