مسئول دفتر مدیر عامل - خانم

شرایط احراز

• مسلط به اتوماسیون‌های اداری (شماران مزیت محسوب می‌گردد) (الزامی)
• مسلط به مهارت‌های ICDL به‌خصوص Excel، Word و PowerPoint (الزامی)
• مسلط به گزارش‌سازی و گزارش‌دهی تکنیکال (الزامی)
• مسلط به برگزاری جلسات به‌صورت فیزیکی و آنلاین (Google Meet، Skyroom و WhatsApp)
• آشنایی با نرم‌افزار سپیدار
• آشنایی با سرچ اینترنت
• آشنایی با اصول حسابداری
• مسلط به دفترداری و مدیریت دفتر مدیرعامل
• خوش‌برخورد، با سیاست، صبور و دارای فن بیان و مذاکره خوب (الزامی)
• بی‌حاشیه و دارای روابط کاری استاندارد
• روابط عمومی بالا، مدیریت استرس، اهل کار تیمی، منظم و متعهد
• حداقل 3 سال سابقه کاری مرتبط (الزامی)
• مدرک تحصیلی: فوق‌دیپلم به بالا

شرح وظایف

• ساماندهی امور اداری و دفتری مدیریت کل
• دریافت، ثبت و تحویل کلیه نامه‌ها، مستندات و مکاتبات داخلی و خارجی
• تنظیم برنامه‌های روزانه، جلسات، ملاقات‌ها، سفرها و بازدیدها
• تهیه پیش‌نویس و پیگیری تایپ نامه‌ها و مستندات مورد نیاز
• جمع‌آوری و استخراج اطلاعات و سوابق مورد نیاز
• پاسخگویی به تلفن‌ها و مراجعان مربوط
• اطلاع‌رسانی وقایع و اخبار مرتبط به مدیرعامل در زمان مناسب و کیفیت مطلوب
• پیگیری مکاتبات ارسالی و دریافتی تا حصول نتیجه
• ارائه خدمات دریافت و ارسال پیام‌های الکترونیکی برای مسئولین ذی‌ربط و ثبت و نگهداری سوابق مربوطه
• نگهداری و حفظ کلیه اسناد و مدارک براساس ضوابط و دستورالعمل‌های مربوطه و میزان محرمانگی آن‌ها
• ابلاغ دستورات صادره به اشخاص و ادارات تابعه
• گردآوری اطلاعات و نتایج اقدامات انجام‌شده درخصوص موارد ارجاعی
• تشکیل بانک اطلاعاتی از سوابق، مکاتبات و مدارک دفتر و کوشش در نگهداری روزانه آن‌ها
• ارائه گزارش روزانه به مدیرعامل از اتفاقات مهم سازمان