مرکز علمی و مهارتی توانو برای مدیریت ارتباطات روزمره، هماهنگی امور اداری و پشتیبانی منظم از مدیران و واحدهای سازمان، از یک منشی خوش‌برخورد، منظم، دقیق و مسئولیت‌پذیر دعوت به همکاری می‌کند.
اگر در مدیریت امور روزانه، ارتباط با مراجعان و هماهنگی جلسات و برنامه‌ها توانمند هستید و به نظم و پیگیری اهمیت می‌دهید، جای شما در تیم ما خالی است.

شرح وظایف
پاسخ‌گویی حرفه‌ای به تماس‌های تلفنی، پیام‌ها و مراجعان و هدایت آن‌ها به واحد یا فرد مربوطه
دریافت، ثبت و پیگیری مکاتبات و درخواست‌های ورودی و خروجی
تنظیم و مدیریت تقویم جلسات، قرارها و برنامه‌های روزانه مدیران
هماهنگی جلسات، اتاق‌ها، تجهیزات و سایر ملزومات موردنیاز
ثبت، تایپ، اسکن، بایگانی و بازیابی نامه‌ها و اسناد اداری
تهیه و تنظیم فرم‌ها، گزارش‌های ساده، صورت‌جلسات و سایر مستندات اداری
پیگیری مصوبات جلسات و امور ارجاع‌شده تا حصول نتیجه
هماهنگی بین مدیران، کارکنان، مراجعان و واحدهای مختلف سازمان
مدیریت و نظم‌بخشی به فضای پذیرش و اطمینان از برخورد مناسب با مراجعان
رعایت کامل محرمانگی اطلاعات مدیران، کارکنان، مراجعان و سازمان

شرایط احراز
حداقل مدرک کاردانی؛ مدرک کارشناسی در رشته‌های مدیریت، امور اداری یا رشته‌های مرتبط مزیت محسوب می‌شود
حداقل 2 سال سابقه کار در حوزه منشی‌گری، پذیرش یا امور اداری
تسلط به Microsoft Word، Excel و تایپ فارسی
آشنایی با ابزارهای ارتباطی و اتوماسیون اداری
برخورداری از بیان مناسب، روابط عمومی بالا و توانایی ارتباط موثر
نگارش صحیح و توانایی تهیه و تنظیم مکاتبات اداری
آراستگی، رفتار حرفه‌ای و توانایی مدیریت زمان
دقت بالا، نظم، پیگیری و مسئولیت‌پذیری
صبوری و توانایی مدیریت هم‌زمان چند درخواست و وظیفه
امانت‌داری و تعهد جدی به حفظ محرمانگی اطلاعات

شاخص‌های ارزیابی عملکرد (KPI)
سرعت و دقت پاسخ‌گویی و ارجاع تماس‌ها و درخواست‌ها
دقت در مدیریت تقویم جلسات و قرارها
به‌موقع بودن پیگیری امور و مصوبات
صحت و نظم ثبت و بایگانی مکاتبات و اسناد
کیفیت تعامل با مراجعان و کارکنان
رضایت مدیران و مراجعان از خدمات اداری و پذیرش
نظم و کیفیت مدیریت فضای پذیرش