مرکز علمی و مهارتی توانو برای مدیریت منظم و کارآمد محیط اداری و پشتیبانی از عملیات روزانه سازمان، از یک مدیر دفتر توانمند، منظم، مسئولیت‌پذیر و مسلط به مدیریت امور اداری دعوت به همکاری می‌کند.
اگر در اداره محیط کار، مدیریت خدمات و تامین‌کنندگان، کنترل هزینه‌ها و هماهنگی تیم‌های پشتیبانی تجربه دارید و می‌توانید نظم و کیفیت خدمات اداری را تضمین کنید، جای شما در تیم ما خالی است.
شرح وظایف
برنامه‌ریزی، سازمان‌دهی و نظارت بر کلیه خدمات و امور روزمره دفتر
مدیریت و نظارت بر پذیرش، بایگانی، فضاهای اداری، تاسیسات و خدمات عمومی
شناسایی، انتخاب، ارزیابی و مدیریت تامین‌کنندگان خدمات و پیمانکاران
مدیریت قراردادهای خدماتی، خریدهای اداری و کنترل بودجه و هزینه‌های دفتر
برنامه‌ریزی و نظارت بر تامین اقلام، تجهیزات و ملزومات اداری
اطمینان از آماده‌بودن اتاق‌ها، تجهیزات و امکانات موردنیاز جلسات، رویدادها و کلاس‌ها
نظارت بر نگهداری و تعمیرات تجهیزات و تاسیسات و پیگیری رفع مشکلات
نظارت بر الزامات ایمنی، بهداشت، دسترسی و امنیت محیط کار
رسیدگی و مدیریت رخدادها و مشکلات اداری و پیگیری آن‌ها تا حصول نتیجه
سرپرستی و ارزیابی کارکنان اداری و خدماتی
طراحی و استانداردسازی فرآیندها و رویه‌های پشتیبانی دفتر
تهیه گزارش‌های دوره‌ای از وضعیت خدمات، هزینه‌ها، تامین‌کنندگان و مسائل جاری دفتر
همکاری با واحد منابع انسانی، مالی، IT و سایر واحدها برای تامین نیازهای عملیاتی سازمان
شرایط احراز
مدرک کارشناسی در رشته‌های مدیریت، مدیریت دولتی، امور اداری یا رشته‌های مرتبط
حداقل 4 سال سابقه کار در مدیریت دفتر، امور اداری یا پشتیبانی سازمانی
تجربه مدیریت تامین‌کنندگان، قراردادها و خریدهای اداری
تسلط به اصول بودجه‌بندی و کنترل هزینه‌های اداری
تسلط به نرم‌افزارهای اداری و Microsoft Office
توانایی برنامه‌ریزی، اولویت‌بندی و مدیریت هم‌زمان چند فعالیت
توانایی سرپرستی و ارزیابی کارکنان اداری و خدماتی
مهارت مذاکره و ارتباط موثر با کارکنان، مدیران و تامین‌کنندگان
توانایی حل مسئله و رسیدگی سریع و موثر به مشکلات عملیاتی
نظم، پیگیری، مسئولیت‌پذیری، خوش‌برخوردی و توجه بالا به جزئیات
تعهد به حفظ محرمانگی اطلاعات سازمان و رعایت الزامات ایمنی و امنیتی
شاخص‌های ارزیابی عملکرد (KPI)
میزان دسترس‌پذیری و آماده‌بودن فضاها، تجهیزات و خدمات موردنیاز
تحقق سطح خدمت (SLA) تامین‌کنندگان و پیمانکاران
کنترل و بهینه‌سازی هزینه‌های اداری و عملیاتی
سرعت رسیدگی و رفع مشکلات و رخدادهای اداری
کاهش خرابی‌ها و اختلالات خدماتی و افزایش پیشگیری از مشکلات
رضایت کارکنان و مدیران از خدمات اداری و پشتیبانی دفتر
کیفیت عملکرد کارکنان تحت سرپرستی
میزان انطباق فرآیندهای دفتر با رویه‌ها، استانداردهای داخلی و الزامات ایمنی