الف) مدیریت مکاتبات

• دریافت نامه‌ها، اسناد و مکاتبات وارده از واحدهای داخلی و مراجع خارج از شرکت
• تهیه، ثبت و ارسال نامه‌های صادره پس از تایید مقام مجاز
• اسکن، چاپ و تهیه نسخه الکترونیکی مکاتبات و اسناد مورد نیاز
• ارجاع مکاتبات به واحد یا شخص مربوطه طبق دستور مقام مسئول
• پیگیری مکاتبات ارجاع‌شده و اطلاع‌رسانی درخصوص مواردی که نیاز به اقدام یا پاسخ دارند

ب) بایگانی و نگهداری اسناد

• طبقه‌بندی و بایگانی منظم نامه‌ها و اسناد دبیرخانه
• نگهداری سوابق مکاتبات به صورت فیزیکی و الکترونیکی
• رعایت محرمانگی اسناد و اطلاعات سازمانی

ج) پیگیری و هماهنگی

• پیگیری پاسخ مکاتبات مهم و دارای مهلت اقدام
• هماهنگی ارسال و دریافت اسناد از طریق پست، پیک یا سایر روش‌های تعیین‌شده

شرایط احراز

• دقت و توجه بالا به جزئیات
• نظم و مسئولیت‌پذیری
• پیگیری و نتیجه‌گرایی
• توانایی مدیریت چند کار به صورت همزمان
• رازداری و حفظ محرمانگی اطلاعات
• توانایی کار تیمی