ما در مجموعه ایت‌ایزیلی (فعال در حوزه سلامت و مدیریت وزن)، به دنبال یک مسئول دفتر اجرایی، منظم و بسیار پیگیر هستیم که بتواند جریان روزانه دفتر، جلسات، مکاتبات، هماهنگی‌ها و پیگیری‌های مدیریتی را منظم و قابل اتکا نگه دارد.

این موقعیت صرفاً «منشی‌گری» نیست. فرد مناسب این جایگاه باید کاری کند که مدیر مجموعه مجبور نباشد مدام بابت جلسه، تماس، پیگیری، فایل، هماهنگی، یادآوری یا کارهای اجرایی روزمره ذهنش را درگیر کند.

مهم‌ترین ماموریت این جایگاه
هیچ کار مدیریتی، جلسه، پیگیری یا هماهنگی مهمی نباید به خاطر فراموشی، بی‌نظمی یا نبود پیگیری روی زمین بماند.

مسئولیت‌های اصلی

• مدیریت برنامه روزانه مدیران مجموعه
• هماهنگی، ثبت و یادآوری جلسات
• تهیه صورت‌جلسه و استخراج Action Itemها
• پیگیری مصوبات جلسات تا دریافت پاسخ یا نتیجه
• مدیریت تماس‌ها، پیام‌ها و موارد مرتبط با دفتر
• هماهنگی جلسات داخلی و بیرونی
• تنظیم و پیگیری مکاتبات اداری
• ثبت، دسته‌بندی و بایگانی اسناد و فایل‌ها
• نگهداری تقویم جلسات، Deadlineها و پیگیری‌های مهم
• یادآوری به‌موقع موضوعاتی که نیاز به تصمیم مدیریت دارند
• هماهنگی بین مدیر، مدیر پروژه، تیم‌ها و افراد بیرونی
• پیگیری امور اجرایی روزمره تا بسته‌شدن کامل موضوع
• تهیه گزارش کوتاه روزانه یا هفتگی از موارد باز و پیگیری‌های انجام‌شده
• هماهنگی امور مربوط به جلسات، مهمانان و فضای دفتر
• پیگیری خریدها، سفارش‌ها، خدمات و امور اداری موردنیاز مجموعه
• ثبت و کنترل درخواست‌ها، پرداخت‌ها و مدارک اداری (در صورت نیاز)
• همکاری نزدیک با مدیر پروژه اجرایی برای اینکه امور دفتری و هماهنگی‌ها مانع پیشرفت پروژه‌ها نشوند

برای ما مهم است که شما:

• بسیار منظم باشید
• دقت کاری بالایی داشته باشید
• پیگیر باشید و کار نیمه‌تمام را رها نکنید
• از چندبار پیگیری محترمانه افراد خجالت نکشید
• بتوانید هم‌زمان چند موضوع مختلف را پیگیری کنید
• در ارتباط با مدیران و افراد مختلف حرفه‌ای رفتار کنید
• محرمانگی اطلاعات برایتان جدی باشد
• منتظر یادآوری مداوم مدیر نباشید
• مسئولیت کار را تا بسته‌شدن آن دنبال کنید

مهارت‌های موردنیاز

• تسلط مناسب به Word و Excel
• توانایی تهیه صورت‌جلسه و گزارش

آشنایی با ابزارهای هوش مصنوعی برای تنظیم متن، گزارش و دسته‌بندی اطلاعات مزیت محسوب می‌شود.

این موقعیت مناسب چه کسانی نیست؟
اگر تصور شما از مسئول دفتر فقط منشی بودن است، این موقعیت مناسب شما نیست. همچنین اگر معمولاً برای انجام هر کار نیاز دارید مدیر چندبار یادآوری کند یا پیگیری تا نتیجه برایتان دشوار است، در این جایگاه موفق نخواهید بود.

ما دنبال کسی هستیم که وقتی موضوعی به او سپرده می‌شود، مدیر بتواند با خیال راحت بگوید: «این موضوع دست ایشونه؛ لازم نیست دوباره خودم دنبالش کنم.»

مدل همکاری
تمام‌وقت و حضوری
محل کار: کرج، محمدشهر

ترجیحاً فردی که رفت‌وآمد راحتی به محمدشهر داشته باشد.

در فرآیند جذب این موقعیت، کیفیت رزومه و سوابق اجرایی اهمیت بالایی دارد. رزومه‌هایی که به‌صورت شفاف، حرفه‌ای و مستند تنظیم شده باشند و تجربه واقعی فرد در هماهنگی، پیگیری، حل مسئله و رساندن کارها به نتیجه را نشان دهند، در اولویت بررسی قرار می‌گیرند.