• مدیریت و برنامه‌ریزی امور روزانه دفتر مدیر ارشد
• تنظیم و مدیریت جلسات، قرارها و برنامه‌های مدیریتی
• دریافت، بررسی، دسته‌بندی و اولویت‌بندی مکاتبات و درخواست‌های ارجاعی
• تهیه خلاصه مدیریتی از موضوعات مهم جهت ارائه به مدیر ارشد
• بررسی اولیه مستندات، درخواست‌ها، مکاتبات و پیشنهادهای دریافتی و ارائه جمع‌بندی به مدیریت
• شناسایی ابهامات، مغایرت‌ها و موارد نیازمند بررسی بیشتر پیش از ارجاع به مدیر
• پیگیری مصوبات و دستورات مدیریتی تا حصول نتیجه
• هماهنگی موثر با مدیران ارشد، اعضای هیئت‌مدیره، واحدهای داخلی و طرف‌های تجاری
• تهیه و تنظیم مکاتبات رسمی فارسی و انگلیسی
• حضور و مشارکت در جلسات مدیریتی و تهیه صورتجلسه و گزارش پیگیری
• مدیریت و نگهداری اسناد و اطلاعات محرمانه دفتر مدیریت
• هماهنگی جلسات و مکاتبات مرتبط با هیئت‌مدیره و مدیران ارشد
• تهیه گزارش‌های مدیریتی و ارائه اطلاعات موردنیاز برای تصمیم‌گیری
• انجام امور مرتبط با ارتباطات و مکاتبات انگلیسی با طرف‌های خارجی
• حفظ محرمانگی کامل اطلاعات شرکت و مدیریت

• حداقل مدرک کارشناسی در رشته‌های مدیریت بازرگانی، مدیریت صنعتی، مدیریت اجرایی، MBA، مهندسی صنایع، اقتصاد یا رشته‌های مرتبط
• حداقل 3 سال سابقه کار مرتبط در سمت‌های دستیار مدیرعامل، مسئول دفتر مدیر ارشد، رئیس دفتر یا موقعیت مشابه
• تسلط کامل به زبان انگلیسی، به‌ویژه مکالمه و مکاتبات تجاری
• تسلط به Word، Excel، PowerPoint و Outlook
• توانایی بالا در گزارش‌نویسی و مکاتبات رسمی
• قدرت تحلیل، جمع‌بندی و تشخیص اولویت موضوعات
• توانایی مدیریت همزمان چند موضوع و پیگیری تا حصول نتیجه
• روابط عمومی بسیار خوب و فن بیان حرفه‌ای
• توانایی تعامل موثر با مدیران ارشد و افراد در سطوح مختلف سازمان
• توانایی حفظ آرامش و عملکرد مناسب در شرایط پرفشار
• دقت، نظم، مسئولیت‌پذیری، پیگیری و رازداری بالا
• ثبات شغلی و سابقه کاری قابل استعلام
• ظاهر و رفتار حرفه‌ای و آداب سازمانی مناسب

فرد مناسب این جایگاه باید منظم، باهوش، تحلیل‌گر، پیگیر، مستقل و قابل اعتماد باشد و صرفاً مجری دستورات نباشد؛ بلکه بتواند موضوعات را درک کند، اطلاعات لازم را جمع‌آوری کند، نقاط ابهام را تشخیص دهد و یک جمع‌بندی دقیق و قابل اتکا در اختیار مدیریت قرار دهد.

سابقه فعالیت در شرکت‌های نفت، گاز، پتروشیمی، تجهیزات صنعتی، بازرگانی یا شرکت‌های دارای ارتباطات بین‌المللی، مزیت محسوب می‌شود.