کارشناس دبیرخانه و مکاتبات - خانم

ما در هواپیمایی آران به دنبال همکاری متخصص و پرانگیزه هستیم تا در نقش کارشناس دبیرخانه و مکاتبات ما را همراهی کند.

کارشناس دبیرخانه و مکاتبات با پذیرفتن مسئولیت‌های زیر به پیشبرد اهداف تیم کمک می‌کند:

• دریافت مکاتبات وارده از طریق اتوماسیون اداری، ایمیل، فکس، مراجعه حضوری و سایر کانال‌های ارتباطی
• بررسی اولیه، ثبت و طبقه‌بندی مکاتبات در سیستم اتوماسیون اداری
• ارجاع و توزیع مکاتبات به واحدها و افراد ذی‌ربط
• ثبت و ارسال مکاتبات صادره و اطمینان از ارسال صحیح آن‌ها
• ایجاد ارتباط و سابقه بین مکاتبات مرتبط و حفظ زنجیره مکاتبات
• پیگیری گردش مکاتبات و پاسخگویی به مراجعین و مشتریان درباره وضعیت و مراحل گردش مکاتبات
• کنترل و پیگیری مکاتبات بلاتکلیف یا دارای تاخیر
• تهیه گزارش‌های موردنیاز از وضعیت مکاتبات
• بایگانی و نگهداری سوابق مکاتبات مطابق رویه‌های سازمان
• همکاری با واحدهای مختلف برای تسهیل و تسریع گردش مکاتبات

شرایط احراز:

• حداقل 2 سال سابقه کار مرتبط در دبیرخانه، امور اداری، مکاتبات یا مدیریت اسناد
• آشنایی با اصول و مفاهیم مکاتبات رسمی و اداری
• تسلط به کار با اتوماسیون‌های اداری و سیستم‌های مدیریت مکاتبات
• توانایی کار با Microsoft Office، به‌ویژه Word و Excel
• دقت و توجه بالا به جزئیات
• توانایی پیگیری موثر امور و مدیریت همزمان چند درخواست
• مهارت مناسب در ارتباطات کلامی و پاسخگویی به مراجعین
• نظم و مسئولیت‌پذیری بالا
• توانایی تشخیص و برقراری ارتباط بین مکاتبات مرتبط و سوابق قبلی

موارد زیر مزیت محسوب می‌شود:

• سابقه کار در شرکت‌های بزرگ، سازمان‌های دارای ساختار اداری یا شرکت‌های هواپیمایی
• آشنایی با اصول بایگانی و مدیریت اسناد