ما به دنبال یک دستیار اجرایی توانمند، منظم و پیگیر هستیم که در کنار مدیر فنی، مسئولیت بخشی از امور اجرایی، هماهنگی‌ها، پیگیری‌ها و مدیریت زمان را بر عهده بگیرد.

این موقعیت برای فردی است که بتواند موضوعات را از مدیر تحویل بگیرد، آن‌ها را تا رسیدن به نتیجه پیگیری کند و تا حد امکان بدون نیاز به درگیری مستقیم مدیر، امور را به سرانجام برساند.

هدف اصلی این نقش، آزاد کردن زمان و ظرفیت ذهنی مدیر برای تمرکز بیشتر بر تصمیم‌های کلیدی، اهداف، آینده و مسیر رشد مجموعه است. بنابراین این موقعیت صرفاً یک نقش منشی‌گری یا هماهنگی اداری نیست و نیازمند استقلال عمل، قدرت حل مسئله، ابتکار عمل و مسئولیت‌پذیری بالاست.

شرح شغل

• مدیریت و برنامه‌ریزی کامل تقویم مدیر و اولویت‌بندی جلسات بر اساس اهمیت و فوریت
• بررسی درخواست‌های جلسه و تشخیص اینکه کدام موضوعات نیازمند جلسه هستند
• هماهنگی، جابه‌جایی و لغو جلسات و جلوگیری از شلوغی غیرضروری تقویم
• ایجاد زمان کافی برای تمرکز مدیر بر موضوعات مهم و تصمیم‌های کلیدی
• ثبت و مدیریت امور و وظایف محول‌شده به افراد مختلف
• پیگیری مستمر تعهدات، موعدها و درخواست‌ها تا رسیدن به نتیجه
• شناسایی موارد عقب‌افتاده یا متوقف‌شده و پیگیری مجدد آن‌ها
• Escalate کردن موضوعات در زمان مناسب و ارائه گزارش وضعیت به مدیر
• دریافت مسائل، جمع‌آوری اطلاعات، بررسی گزینه‌ها و ارائه راهکار پیش از ارجاع موضوع به مدیر
• انجام و پیگیری امور اجرایی و شخصی مدیر شامل تحقیق، برنامه‌ریزی، هماهنگی، رزرو، خرید و سایر امور مورد نیاز در چارچوب تعیین‌شده
• هماهنگی و ارتباط حرفه‌ای با اعضای تیم، مدیران و افراد خارج از سازمان
• پیگیری درخواست‌های مدیر از افراد و واحدهای مختلف و اطمینان از پیشرفت آن‌ها
• حضور در جلسات در صورت نیاز و ثبت تصمیم‌ها، اقدامات موردنیاز، مسئول هر اقدام و موعد انجام
• پیگیری اقدامات پس از جلسات و گزارش موارد انجام‌نشده یا دارای مشکل
• تشخیص سطح اهمیت موضوعات و تعیین اینکه چه مواردی نیازمند اطلاع فوری یا تصمیم مدیر هستند
• شناسایی proactive موضوعات و اقداماتی که پیش از درخواست مستقیم مدیر نیاز به پیگیری دارند
• محافظت از زمان و تمرکز مدیر از طریق مدیریت درخواست‌ها و جلوگیری از جلسات و هماهنگی‌های غیرضروری
• پیشبرد مستقل امور در محدوده اختیارات تعیین‌شده و ارائه گزارش نتیجه به مدیر

چیزی که از شما انتظار داریم

• توانایی بالا در برنامه‌ریزی، سازماندهی و مدیریت همزمان چندین موضوع
• پیگیری جدی و مستمر تا رسیدن امور به نتیجه
• قدرت حل مسئله و توانایی مواجهه با موضوعات جدید و بعضاً مبهم
• دقت بالا و توجه به جزئیات، زمان‌بندی‌ها و تعهدات
• روحیه proactive و توانایی شناسایی کارهایی که باید انجام شوند، حتی بدون دریافت دستور مستقیم
• توانایی اولویت‌بندی میان موضوعات مختلف و تشخیص امور فوری، مهم و قابل‌تعویق
• مهارت ارتباطی بالا و توانایی برقراری ارتباط شفاف، حرفه‌ای و محترمانه
• توانایی پیگیری قاطعانه در مواقع لازم، بدون از دست دادن رویکرد حرفه‌ای
• توانایی تصمیم‌گیری مستقل در چارچوب اختیارات تعیین‌شده
• قابل‌اعتماد بودن و حساسیت بالا نسبت به حفظ محرمانگی اطلاعات
• جسارت حرفه‌ای برای بیان نظر، پرسیدن سوال و ارائه پیشنهادهای متفاوت
• یادگیری سریع و توانایی یادگیری و استفاده از ابزارها و روش‌های جدید
• توانایی مدیریت شرایطی که چند موضوع به‌صورت همزمان نیازمند توجه و پیگیری هستند
• انعطاف‌پذیری زمانی و آمادگی برای مدیریت موضوعات ضروری در مواقع مورد نیاز

این موقعیت مناسب شماست اگر

از اینکه چند موضوع مختلف را همزمان مدیریت کنید، مسیر انجام کارها را پیدا کنید و مطمئن شوید هیچ کاری نیمه‌تمام باقی نمی‌ماند، لذت می‌برید.

اگر وقتی موضوعی به شما سپرده می‌شود، آن را صرفاً یک «تسک» نمی‌بینید و تا رسیدن به نتیجه مسئولیت آن را بر عهده می‌گیرید، این موقعیت می‌تواند برای شما مناسب باشد.

در این نقش قرار نیست صرفاً منتظر دریافت دستور بمانید. انتظار داریم بتوانید مسئله را بفهمید، اطلاعات لازم را جمع‌آوری کنید، راه‌حل‌های ممکن را بررسی کنید و در محدوده اختیارات خود برای پیشبرد موضوع اقدام کنید.

همچنین لازم است بتوانید در کنار دیدن جزئیات، تصویر بزرگ‌تر را هم ببینید؛ تشخیص دهید چه چیزی واقعاً برای مدیر اهمیت دارد، چه موضوعی می‌تواند منتظر بماند و در چه زمانی لازم است مدیر را درگیر یک موضوع کنید.

نحوه همکاری با مدیر

این موقعیت مستقیماً در کنار مدیر فنی تعریف شده و Executive Assistant یکی از نقاط اصلی ارتباط و هماهنگی با مدیر خواهد بود.

انتظار می‌رود با افزایش شناخت و اعتماد، فرد بتواند بخش بیشتری از امور را به‌صورت مستقل مدیریت کند و مدیر بتواند با اطمینان، موضوعات محول‌شده را از ذهن خود خارج کرده و روی مسائل مهم‌تر تمرکز کند.

این موقعیت یک نقش صرفاً اجرایی و دستورمحور نیست؛ فرد باید بتواند در مواقع لازم نظر خود را بیان کند، سوال بپرسد، پیشنهاد متفاوت ارائه دهد و حتی در صورت نیاز، با تصمیم یا برنامه مدیر به شکل حرفه‌ای مخالفت کند.

ویژگی‌های محیط کاری

در این موقعیت، با طیف متنوعی از موضوعات اجرایی، هماهنگی‌ها و مسائل روزمره مدیر درگیر خواهید بود و به مرور، شناخت عمیق‌تری از اولویت‌ها، شیوه کار و نحوه تصمیم‌گیری مدیر پیدا خواهید کرد.

این موقعیت با نگاه بلندمدت تعریف شده و با افزایش توانمندی و اعتماد، دامنه مسئولیت، اختیار و اثرگذاری فرد نیز افزایش پیدا می‌کند. هدف نهایی این است که Executive Assistant به فردی کلیدی، قابل اعتماد و اثرگذار در کنار مدیر تبدیل شود.