شرح شغل و وظایف
معرفی شرکت:
شرکت ایران فاوا گسترش به‌عنوان یکی از زیرمجموعه‌های گروه صنعتی ایران‌خودرو، محیطی پویا و جوان را برای رشد و شکوفایی استعدادها فراهم کرده است. این مجموعه با تمرکز بر نوآوری، فناوری و سرمایه انسانی، تلاش می‌کند فضایی متفاوت از محیط‌های کاری سنتی ایجاد کند؛ جایی که انگیزه، انرژی و رفاه کارکنان در اولویت قرار دارد.
شرح موقعیت شغلی:
ما به دنبال یک مسئول دفتر دقیق، منظم، مسئولیت‌پذیر و دارای روابط عمومی قوی هستیم تا در محیطی پویا، حرفه‌ای و دوستانه به تیم ما بپیوندد. در این نقش، مسئولیت اصلی شما برنامه‌ریزی و هماهنگی امور دفتر، مدیریت و پیگیری مکاتبات، تنظیم جلسات و برنامه‌های کاری، پیگیری امور ارجاع‌شده و همکاری نزدیک با مدیر و سایر واحدهای سازمان خواهد بود.
همچنین انتظار می‌رود با مدیریت موثر زمان، اولویت‌بندی امور، پیگیری مصوبات و درخواست‌ها، مستندسازی مناسب اطلاعات و حفظ محرمانگی اسناد و مکاتبات، نقش موثری در افزایش نظم، هماهنگی و اثربخشی امور اجرایی و اداری سازمان ایفا کنید.
شرایط احراز:

• حداقل 3 سال سابقه کاری مرتبط در سمت مسئول دفتر یا دستیار مدیر
• حداقل مدرک کارشناسی در رشته‌های مدیریت، امور اداری، فناوری اطلاعات یا سایر رشته‌های مرتبط
• تسلط مناسب به نرم‌افزارهای Microsoft Office، به‌ویژه Word، Excel و PowerPoint
• آشنایی با اصول مکاتبات و نگارش اداری و سازمانی
• توانایی مدیریت جلسات، برنامه‌ها و تقویم کاری مدیران
• توانایی پیگیری موثر امور و مدیریت هم‌زمان چند وظیفه
• آشنایی با سیستم‌های اتوماسیون اداری و بایگانی اسناد (مزیت محسوب می‌شود)

اهم وظایف:

• مدیریت، تنظیم و هماهنگی برنامه‌های روزانه، جلسات، ملاقات‌ها و تقویم کاری مدیر مربوطه
• هماهنگی و برنامه‌ریزی جلسات داخلی و خارجی و پیگیری امور مرتبط با برگزاری آن‌ها
• دریافت، ثبت، دسته‌بندی، ارجاع و پیگیری مکاتبات، نامه‌ها و درخواست‌های اداری
• تهیه، تنظیم و ارسال نامه‌های رسمی، گزارش‌ها، صورت‌جلسات و سایر مکاتبات سازمانی
• پیگیری مصوبات جلسات و امور ارجاع‌شده تا حصول نتیجه و ارائه گزارش وضعیت به مدیر
• مدیریت و به‌روزرسانی تقویم جلسات، برنامه‌های کاری و یادآوری امور مهم
• پاسخگویی و هماهنگی اولیه با همکاران، مدیران، مراجعان و سایر ذی‌نفعان سازمان
• بایگانی و مدیریت اسناد، مدارک و مکاتبات به‌صورت فیزیکی و الکترونیکی
• تهیه گزارش‌های موردنیاز و جمع‌آوری اطلاعات از واحدهای مختلف سازمان
• هماهنگی امور مربوط به ماموریت‌ها، جلسات خارج از سازمان و سایر برنامه‌های اجرایی در صورت نیاز
• پیگیری درخواست‌ها و امور بین‌واحدی و اطمینان از انجام به‌موقع آن‌ها
• حفظ محرمانگی اطلاعات، اسناد، مکاتبات و موضوعات مرتبط با مدیریت و سازمان
• همکاری با سایر واحدها و انجام امور اجرایی و اداری مرتبط با دفتر

شایستگی و مهارت:

• تسلط مناسب بر نرم‌افزارهای Microsoft Office، به‌ویژه Word و Excel
• توانایی تنظیم و نگارش مکاتبات رسمی و اداری
• مهارت در مدیریت زمان و اولویت‌بندی امور
• توانایی برنامه‌ریزی و هماهنگی جلسات و برنامه‌های کاری
• مهارت بالا در پیگیری امور تا حصول نتیجه
• روابط عمومی مناسب و توانایی برقراری ارتباط موثر با افراد و واحدهای مختلف
• توانایی مدیریت هم‌زمان چند وظیفه و فعالیت در محیط‌های پویا
• دقت، مسئولیت‌پذیری، نظم شخصی و توجه به جزئیات
• توانایی حل مسئله و تصمیم‌گیری در امور روزمره
• روحیه کار تیمی و تعامل موثر با همکاران
• توانایی حفظ محرمانگی اطلاعات و اسناد سازمانی
• آشنایی با سیستم‌های اتوماسیون اداری و مدیریت مکاتبات

مزایای همکاری با ایران فاوا گسترش:

1. بن کارت خرید: حمایت مالی برای افزایش رفاه کارکنان در زندگی روزمره
2. بسته‌ها و ارزاق‌های ماهانه: ارائه بسته‌های رفاهی و ارزاق به خانواده پرسنل
3. کارت‌های خرید اعتباری: فراهم‌سازی امکان استفاده از کارت‌های خرید با اعتبار شرکت
4. هدایای مناسبتی و پاداش‌های دوره‌ای: قدردانی از تلاش و همراهی کارکنان در مناسبت‌های مختلف
5. محیط جوان و پرانرژی: فعالیت در تیمی پویا با فرهنگ سازمانی مدرن و خلاق
6. زیرمجموعه ایران‌خودرو: بهره‌مندی از پشتوانه یک مجموعه صنعتی بزرگ و معتبر
7. حواله خودرو پس از 3 سال ماندگاری: امتیازی ویژه برای کارکنان وفادار
8. حمایت از خانواده پرسنل: قدردانی از خانواده کارکنان از طریق هدایای تولد فرزندان، سالگرد ازدواج، کمک‌هزینه‌های تحصیلی و مشوق‌های دانش‌آموزان و دانشجویان پرسنل