شرح وظایف

• مدیریت و سامان‌دهی امور جاری دفتر و پیگیری امور اداری و اجرایی
• برنامه‌ریزی و مدیریت جلسات، هماهنگی زمان، افراد و امکانات موردنیاز
• تهیه و تنظیم صورتجلسات و پیگیری مصوبات و اقدامات تعیین‌شده تا حصول نتیجه
• مدیریت تقویم جلسات و برنامه‌های مدیران و هماهنگی قرارهای کاری
• مدیریت تنخواه دفتر، ثبت و کنترل هزینه‌ها، جمع‌آوری اسناد و انجام تسویه‌های مربوطه
• هماهنگی خرید و تامین اقلام موردنیاز دفتر و کنترل موجودی ملزومات
• هماهنگی پذیرایی جلسات و امور مربوط به مراجعین و مهمانان
• هماهنگی و ارتباط با تامین‌کنندگان و ارائه‌دهندگان خدمات موردنیاز دفتر
• ثبت، بایگانی و نگهداری منظم اسناد و مدارک اداری و مالی
• تهیه گزارش‌های موردنیاز از هزینه‌ها و امور جاری دفتر
• همکاری با واحدهای مختلف در انجام امور اجرایی و اداری
• انجام سایر امور مرتبط با مسئولیت شغلی بنا بر نیاز سازمان

توانمندی‌ها و مهارت‌های موردنیاز

• حداقل 2 سال سابقه کار مرتبط در سمت مسئول دفتر، دستیار اداری، دستیار مدیر یا موقعیت‌های مشابه
• تسلط مناسب به اصول مدیریت دفتر و امور اداری
• آشنایی و توانمندی در تنخواه‌گردانی، ثبت هزینه‌ها و تسویه تنخواه
• توانایی برنامه‌ریزی و هماهنگی جلسات و تقویم کاری مدیران
• مهارت بالا در پیگیری امور و اطمینان از انجام به‌موقع وظایف
• نظم و دقت بالا در ثبت اطلاعات، اسناد و هزینه‌ها
• توانایی مدیریت هم‌زمان چند موضوع و اولویت‌بندی امور
• مهارت ارتباطی مناسب و توانایی تعامل موثر با مدیران، همکاران، مراجعین و تامین‌کنندگان
• تسلط به مجموعه Microsoft Office به‌خصوص Word و Excel
• توانایی تهیه گزارش‌های ساده و کاربردی در Excel
• مسئولیت‌پذیری، امانت‌داری و حفظ محرمانگی اطلاعات
• توانایی حل مسئله و مدیریت شرایط پیش‌بینی‌نشده
• ظاهر و رفتار حرفه‌ای و برخورد مناسب در محیط کاری

مزیت محسوب می‌شود اگر...

• تجربه کار در شرکت‌های فناوری اطلاعات، استارتاپ‌ها یا شرکت‌های خدماتی داشته باشید.
• تجربه همکاری مستقیم با مدیرعامل یا مدیران ارشد را داشته باشید.
• با فرآیندهای مالی و اداری شرکت‌ها آشنایی داشته باشید.
• تجربه کار با ابزارهای مدیریت وظایف و اتوماسیون اداری داشته باشید.
• در تهیه گزارش‌های مالی و کنترل هزینه‌ها تجربه داشته باشید.

ویژگی‌های فردی مورد انتظار

منظم | دقیق | پیگیر | مسئولیت‌پذیر | خوش‌برخورد | امانت‌دار | منعطف | توانمند در مدیریت چند کار به‌صورت هم‌زمان

📌لطفاً توجه داشته باشید:

📍 محل کار: پاسداران
📍 محل مصاحبه: آزادی