شرح وظایف و مسئولیت‌ها

• مدیریت و هماهنگی امور جاری دفتر و اطمینان از نظم و عملکرد صحیح امور
• پشتیبانی اجرایی از مدیران و تیم‌ها و پیگیری فرآیندهای اداری و سازمانی تا حصول نتیجه
• مدیریت تقویم جلسات، هماهنگی جلسات داخلی و خارجی و برنامه‌ریزی قرارهای کاری مدیران
• هماهنگی جلسات، رزرو اتاق، تهیه ملزومات و پیگیری اقدامات موردنیاز پیش و پس از جلسات
• دریافت، ثبت، دسته‌بندی و پیگیری مکاتبات، درخواست‌ها و امور اداری
• پیگیری امور محوله از واحدهای مختلف سازمان و اطمینان از انجام آن‌ها تا رسیدن به نتیجه
• هماهنگی و پیگیری امور مربوط به خریدهای اداری، تامین ملزومات و خدمات موردنیاز دفتر
• ارتباط و هماهنگی با تامین‌کنندگان، پیمانکاران، شرکت‌های خدماتی و سایر طرف‌های بیرونی
• پیگیری امور مربوط به تعمیرات، نگهداری، تجهیزات و زیرساخت‌های دفتر
• تهیه گزارش‌ها و فایل‌های موردنیاز مدیریت با استفاده از Excel، Word و PowerPoint
• ثبت، دسته‌بندی و بایگانی اسناد و مدارک اداری به‌صورت منظم و قابل‌دسترس
• پیگیری امور مربوط به ورود و خروج مهمانان و هماهنگی جلسات و مراجعات
• هماهنگی امور مربوط به سفرهای کاری (بلیت، اقامت، ترانسفر و برنامه سفر) در صورت نیاز
• همکاری با واحدهای منابع انسانی، مالی، IT، پشتیبانی و سایر واحدها در انجام امور مشترک
• پاسخگویی و مدیریت ارتباطات تلفنی، ایمیلی و اداری دفتر
• تهیه صورتجلسه در جلسات (در صورت نیاز) و پیگیری مصوبات و اقدامات تعیین‌شده
• شناسایی مشکلات و نیازهای جاری دفتر و ارائه راهکار برای رفع آن‌ها
• انجام سایر امور اجرایی و اداری محوله متناسب با نیاز سازمان

شایستگی‌ها و مهارت‌های موردنیاز

• روحیه کارراه‌انداز و آچارفرانسه بودن؛ فردی که منتظر دستور برای هر مرحله نماند و بتواند مسئله را تا رسیدن به نتیجه مدیریت کند
• پیگیری بالا و مسئولیت‌پذیری در انجام امور
• توانایی مدیریت هم‌زمان چند کار و اولویت‌بندی صحیح
• دقت بالا و توجه به جزئیات
• مهارت ارتباطی و روابط عمومی قوی
• توانایی برقراری ارتباط حرفه‌ای با مدیران، همکاران، مشتریان و تامین‌کنندگان
• توانایی حل مسئله و تصمیم‌گیری در امور اجرایی روزمره
• توانایی کار مستقل و مدیریت امور بدون نیاز به نظارت مستمر
• تسلط مناسب به Microsoft Office به‌خصوص Excel، Word و PowerPoint
• توانایی تهیه گزارش، نامه و مستندات اداری
• نظم شخصی بالا و توانایی مدیریت زمان
• برخورد حرفه‌ای، ظاهر آراسته و رفتار سازمانی مناسب
• انعطاف‌پذیری بالا و آمادگی برای انجام وظایف متنوع و خارج از چارچوب‌های روتین

شرایط احراز

• حداقل 3 سال سابقه کار مرتبط در مسئول دفتر، Office Management، امور اداری یا موقعیت‌های مشابه
• تجربه کار در محیط‌های سازمانی و توانایی تعامل با سطوح مختلف سازمان
• توانایی مدیریت و پیگیری چندین موضوع به‌صورت هم‌زمان
• داشتن روحیه پیگیری، یادگیری و حل مسئله

ویژگی‌های فردی مورد انتظار

به دنبال فردی هستیم که منظم، پیگیر، باهوش، مسئولیت‌پذیر، سریع‌العمل و کارراه‌انداز باشد؛ کسی که وقتی با یک مسئله مواجه می‌شود، به‌جای اینکه صرفاً آن را منتقل کند، برای پیدا کردن راه‌حل اقدام کرده و موضوع را تا رسیدن به نتیجه دنبال کند.