مسئول دفتر - خانم

معرفی مجموعه و موقعیت شغلی

انجمن بازرگانی ایران و کانادا، با هدف توسعه همکاری‌های تجاری و ارتباط میان فعالان اقتصادی دو کشور، از فردی منظم، مسئولیت‌پذیر و پیگیر برای همکاری در موقعیت «مسئول دفتر» دعوت می‌کند.

در این جایگاه، مسئولیت سامان‌دهی امور روزانه دفتر، هماهنگی برنامه‌های مدیریت، پیگیری مکاتبات و پشتیبانی اداری از ارتباطات و فعالیت‌های انجمن را بر عهده خواهید داشت.

شرح وظایف و مسئولیت‌ها

• تنظیم تقویم کاری مدیریت و هماهنگی جلسات حضوری، آنلاین و قرارهای ملاقات
• تهیه، ثبت و پیگیری نامه‌ها و ایمیل‌های اداری
• پاسخ‌گویی حرفه‌ای به تماس‌ها و مراجعان، دریافت درخواست‌های اعضا و ارجاع آن‌ها به مسئول مربوطه
• تهیه صورت‌جلسات، پیگیری اقدامات مصوب و ارائه گزارش وضعیت امور به مدیریت
• دسته‌بندی و بایگانی اسناد، مکاتبات و اطلاعات تماس اعضا و همکاران با رعایت محرمانگی
• همکاری در هماهنگی اجرایی نشست‌ها، رویدادها و جلسات تخصصی انجمن
• هماهنگی میان مدیریت، همکاران و طرف‌های بیرونی برای انجام به‌موقع امور
• پیگیری نیازهای اداری و ملزومات دفتر و کمک به حفظ نظم در محیط کار

شرایط و مهارت‌های موردنیاز

• تسلط به اصول نامه‌نگاری اداری و نگارش صحیح و روان فارسی
• تسلط کاربردی به Word، Excel و ابزارهای مدیریت ایمیل و تقویم
• توانایی برنامه‌ریزی، اولویت‌بندی و پیگیری چند کار تا رسیدن به نتیجه
• مهارت ارتباطی مناسب و رعایت آداب حرفه‌ای در تعامل با مدیران، اعضا و مهمانان
• دقت در ثبت اطلاعات، وقت‌شناسی، رازداری و مسئولیت‌پذیری
• توانایی کار تیمی و انجام مستقل امور محوله در چارچوب مسئولیت شغلی