مسئول دفتر

ما به دنبال یک مسئول دفتر حرفه‌ای و سازمان‌یافته هستیم تا به مدیریت کارآمد امور اداری و ارتباطات دفتر کمک کند. شما نقش کلیدی در اطمینان از اجرای روان عملیات روزانه خواهید داشت.

مسئولیت‌های کلیدی:

• مدیریت تماس‌های تلفنی ورودی، ثبت پیام‌ها و هدایت آن‌ها به بخش مربوطه
• پاسخگویی به ارباب‌رجوع و راهنمایی مراجعین
• تایپ نامه‌ها، مکاتبات اداری، پیش‌فاکتورها و بایگانی اسناد به‌صورت دیجیتال
• کنترل و ثبت ورود و خروج پرسنل، مرخصی‌ها و ماموریت‌ها
• نظارت بر روشن و خاموش کردن تجهیزات اداری
• تنظیم گزارش‌های روزانه عملکرد (جلسات، تماس‌ها، مراجعات)
• ثبت و پیگیری تماس‌های دریافتی از وب‌سایت و شبکه‌های اجتماعی (مانند اینستاگرام) و ارائه گزارش تفکیکی به مدیریت
• ارائه گزارش مکتوب هفتگی (شنبه‌ها) به مدیریت در خصوص تماس‌های جدید و درخواست‌ها

شرایط مورد نیاز:

• تسلط بر امور اداری و دفتری
• مهارت‌های ارتباطی قوی (تلفنی و حضوری)
• توانایی کار با نرم‌افزارهای آفیس (Word, Excel) و مهارت در تایپ سریع
• دقت بالا در ثبت اطلاعات و بایگانی
• داشتن روحیه پاسخگویی و پیگیری