مسئول دفتر - خانم

ما به دنبال یک مسئول دفتر منظم، مسئولیت‌پذیر و پیگیر هستیم که علاوه بر انجام امور جاری دفتری و اداری، از توانایی بالایی در هماهنگی‌های اجرایی (نظیر حضور در نمایشگاه‌ها، پیگیری اسناد و فرآیندهای مناقصات و جلسات اداری) برخوردار باشد.
شرح شغل و وظایف اصلی:
• امور دفتری و دبیرخانه: ثبت و بایگانی نامه‌ها و مکاتبات اداری، نامه‌نگاری رسمی و تایپ سریع و دقیق متون اداری و سازمانی.
• مدیریت گزارش‌ها و داده‌ها: ثبت، دسته‌بندی و گزارش‌گیری اداری با استفاده از نرم‌افزار Microsoft Excel.
• هماهنگی رویدادها و نمایشگاه‌ها: انجام هماهنگی‌های لازم جهت ثبت‌نام، آماده‌سازی مدارک، پیگیری اقلام تبلیغاتی/اطلاع‌رسانی و امور اجرایی حضور در نمایشگاه‌ها، همایش‌ها و رویدادهای تخصصی.
• امور مناقصات و استعلام‌ها: پیگیری دریافت و ارسال اسناد مناقصات، جمع‌آوری و تکمیل فرم‌ها/مدارک مورد نیاز، هماهنگی ضمانت‌نامه‌ها و پیگیری وضعیت تا حصول نتیجه.
• مدیریت جلسات و مراجعات: تنظیم و هماهنگی تقویم جلسات مدیریت، پاسخگویی به تماس‌ها و راهنمایی مراجعان و مهمانان.
• پیگیری‌های اداری و سازمانی: ارتباط و پیگیری موثر با سایر واحدها، سازمان‌ها، شرکت‌ها و تامین‌کنندگان مرتبط.