مهارت‌های مورد نیاز:

• تسلط بر نگارش و تنظیم نامه‌های رسمی و اداری
• تسلط بر نرم‌افزارهای اتوماسیون داخلی
• توانایی تهیه گزارش، صورتجلسه و پیگیری مصوبات
• روابط عمومی بالا و توانایی تعامل با سطوح مختلف سازمان
• ظاهر و رفتار حرفه‌ای، قدرت پیگیری بالا و توانایی حفظ محرمانگی اطلاعات
• مهارت بالا در برنامه‌ریزی، سازماندهی و اولویت‌بندی امور
• توانایی مدیریت تماس‌ها، مراجعات و ارتباطات دفتر
• مهارت بالا در مدیریت زمان
• توانایی حل مسئله و مدیریت شرایط پیش‌بینی‌نشده

شرح وظایف:

• مدیریت برنامه‌ها و تقویم کاری و اولویت‌بندی جلسات و برنامه‌ها
• هماهنگی جلسات داخلی و خارجی مدیران، کارکنان، مشتریان و سایر ذی‌نفعان
• تهیه و تنظیم صورتجلسات و پیگیری اجرای مصوبات و اقدامات محوله به واحدهای مختلف و ارائه گزارش وضعیت
• هماهنگی امکانات و مستندات مورد نیاز جلسات
• تهیه پیش‌نویس نامه‌ها، گزارش‌ها و مکاتبات اداری
• کنترل گردش مکاتبات و اطمینان از ارجاع صحیح آن‌ها به واحدهای مربوطه و ثبت، دسته‌بندی و پیگیری مکاتبات و مستندات
• بایگانی و نگهداری منظم اسناد و سوابق
• مدیریت مراجعات حضوری و تماس‌های تلفنی و تعیین اولویت ملاقات‌ها
• تهیه فهرست امور باز و یادآوری موارد مهم و دارای موعد و کنترل زمان‌بندی انجام امور ارجاع‌شده و اعلام تاخیرها یا موانع احتمالی
• نگهداری و دسترسی کنترل‌شده به اسناد و اطلاعات محرمانه
• هماهنگی ملزومات و امکانات مورد نیاز دفتر
• هماهنگی امور مربوط به پشتیبانی و خدمات