مسئول دفتر و دستیار مدیرعامل - خانم

هدف شغل:
تضمین جریان روان اطلاعات، هماهنگی امور اداری، پشتیبانی از مدیران و واحدها و ایجاد نظم در مکاتبات و جلسات سازمانی.
وظایف و مسئولیت‌ها:
پاسخگویی به تماس‌های تلفنی، ثبت پیام‌ها و ارجاع به افراد مربوطه
دریافت، ثبت، بایگانی و توزیع مکاتبات، فکس‌ها و ایمیل‌های اداری
تنظیم جلسات، قرار ملاقات‌ها و یادآوری زمان‌بندی‌ها به مدیران و کارکنان
تهیه پیش‌نویس نامه‌ها، صورت‌جلسات و گزارش‌های اداری
مدیریت بایگانی فیزیکی و دیجیتال اسناد با رعایت اصول محرمانگی
خوش‌آمدگویی به مراجعان حضوری و هدایت آن‌ها به واحدهای مربوطه
ارسال و دریافت بسته‌ها، نامه‌ها و مدارک از طریق پیک یا پست
تنخواه‌گردانی و پرداخت قبوض، کرایه و... طبق دستورالعمل‌های شرکت
همکاری در تهیه گزارش‌ها
مهارت‌ها و شایستگی‌ها:
تسلط به نرم‌افزارهای Microsoft Office (به‌ویژه Word، Excel، Outlook)
آشنایی با اصول نگارش نامه‌های رسمی و مکاتبات اداری
توانایی تایپ فارسی و انگلیسی با سرعت مناسب
آشنایی با سیستم‌های بایگانی و مدیریت اسناد
آشنایی با راهکاران (مزیت محسوب می‌شود)
مهارت‌های رفتاری:
روابط عمومی قوی و برخورد حرفه‌ای
دقت بالا و توجه به جزئیات
توانایی مدیریت چندوظیفه هم‌زمان
رازداری و حفظ محرمانگی اطلاعات
انعطاف‌پذیری و روحیه همکاری
غیرسیگاری و متاهل