شرح شغلی جذب نیروی پذیرش:
کلینیک اینسایت با هدف ارائه خدمات حرفه‌ای، تخصصی و استاندارد در حوزه سلامت روان، برای توسعه تیم اجرایی خود از یک نیروی توانمند، مسئولیت‌پذیر و حرفه‌ای در جایگاه کارشناس پذیرش و ارتباط با مراجع (Clinic Reception & Client Relations Specialist) دعوت به همکاری می‌کند.
این جایگاه صرفاً یک موقعیت «پذیرش» نیست؛ فرد منتخب بخشی از تجربه اولیه و مستمر مراجع در کلینیک اینسایت را مدیریت خواهد کرد و در ارتباط مستقیم با مراجعان، درمانگران و سایر واحدهای کلینیک قرار خواهد داشت. مسئولیت اصلی این نقش عبارت است از تبدیل یک ارتباط اولیه به یک تجربه حرفه‌ای، منظم و قابل اعتماد از کلینیک اینسایت.

مسئولیت‌های اصلی
1) Client Relations & Communication
پاسخگویی حرفه‌ای به تماس‌ها، پیام‌ها و درخواست‌های مراجعان
برقراری ارتباط موثر و محترمانه با مراجعان جدید و فعلی
ارائه اطلاعات دقیق درباره خدمات، فرآیندها و شرایط همکاری کلینیک
مدیریت ارتباطات و پیگیری‌های مربوط به مراجع
حفظ کیفیت ارتباط در تمام مراحل حضور مراجع در کلینیک

2) Sales & Conversion
پیگیری مراجعان بالقوه و تبدیل فرصت‌های ورودی به مراجعه واقعی
شناسایی نیاز مراجع و ارائه مناسب‌ترین مسیر خدماتی
پیگیری Leadهای بدون تبدیل
Follow-up منظم و هدفمند
مدیریت اعتراض، تردید و ابهام مراجعان
معرفی حرفه‌ای خدمات بدون ایجاد فشار یا رویکرد غیرحرفه‌ای
ثبت و گزارش شاخص‌های مرتبط با Conversion و Follow-up

3) Administrative Operations
تنظیم و مدیریت جلسات و نوبت‌ها
هماهنگی میان مراجع و درمانگر
پیگیری تغییرات، جابه‌جایی و لغو جلسات
ثبت دقیق اطلاعات و فعالیت‌ها
مدیریت کارتابل و درخواست‌های مرتبط با مراجعان
رعایت فرآیندها و SOPهای مصوب کلینیک
تهیه گزارش‌های دوره‌ای از فعالیت‌ها
همکاری با سایر واحدها برای جلوگیری از اختلال در Customer Journey

4) Follow-up & Retention
پیگیری مراجعان مطابق فرآیندهای مصوب
شناسایی مواردی که احتمال قطع مسیر درمان دارند
پیگیری مناسب در چارچوب تعیین‌شده
ثبت علت عدم ادامه یا عدم مراجعه
انتقال Feedbackهای مهم به مسئول مربوطه
کمک به افزایش Retention و Continuity of Care

5) Internal Coordination
ارتباط مستمر و حرفه‌ای با تیم تریاژ
هماهنگی با درمانگران
ارتباط با مدیریت و سایر واحدهای اجرایی
انتقال دقیق اطلاعات بدون ایجاد خطا یا سوءتفاهم
رعایت سلسله‌مراتب و فرآیندهای سازمانی

شرایط و مهارت‌های مورد نیاز
الزامات اصلی:
حداقل 2 سال تجربه مرتبط در یکی از حوزه‌های: پذیرش، Client Relations، Customer Service، Sales، Clinic / Healthcare Administration، Account Management
مهارت ارتباطی بسیار خوب
توانایی مذاکره و متقاعدسازی
توانایی پیگیری Lead
قدرت مدیریت مکالمات دشوار
توانایی حل مسئله
دقت بالا در ثبت اطلاعات
مسئولیت‌پذیری و پیگیری تا حصول نتیجه
توانایی کار با ابزارهای دیجیتال و نرم‌افزارهای اداری
توانایی تهیه گزارش
تسلط مناسب به Google Workspace
توانایی کار با سیستم‌های CRM یا ابزارهای مدیریت مراجع (مزیت محسوب می‌شود)
توانایی کار در محیط چندوظیفه‌ای و مدیریت همزمان چند درخواست

با توجه به ماهیت تخصصی کلینیک اینسایت، داشتن یکی از موارد زیر مزیت محسوب می‌شود:
تحصیلات یا سابقه تحصیل در روانشناسی
آشنایی با حوزه سلامت روان
تجربه کار در کلینیک روانشناسی، روان‌پزشکی یا مراکز درمانی
آشنایی با فرآیند درمان و Client Journey
تجربه کار با مراجعان حوزه سلامت روان

شرایط همکاری
نوع همکاری: تمام‌وقت
زمان کاری: اولویت با شیفت عصر (با امکان جابه‌جایی)
حقوق و مزایا: متناسب با تجربه، توانمندی و سطح شغلی