مسئول دفتر و دستیار مدیرعامل - خانم

دستیار مدیرعامل و مدیر امور اداری و اجرایی
محل کار: تهران
حوزه فعالیت: خدمات سلامت، گردشگری سلامت و همکاری‌های تجاری میان ایران و چین

【معرفی موقعیت شغلی】
یک مجموعه فعال و در حال توسعه در حوزه سلامت، گردشگری سلامت و همکاری‌های تجاری میان ایران و چین، قصد دارد یک دستیار مدیرعامل و مدیر امور اداری و اجرایی توانمند، مسئولیت‌پذیر و پیگیر جذب کند.

این موقعیت صرفاً یک شغل منشی‌گری نیست. فرد منتخب باید علاوه بر کمک به مدیر مجموعه در هماهنگی امور روزانه، شخصاً توانایی انجام امور مربوط به اسناد، ارتباطات بیرونی، امور اداری، استخدام نیروی انسانی و امور مقدماتی مالی را داشته باشد.

در صورت عملکرد مناسب، امکان پیشرفت به سمت مدیر دفتر یا مدیر عملیات مجموعه وجود خواهد داشت.

【مسئولیت‌های اصلی】
1. مدیریت اسناد و بایگانی
جمع‌آوری، طبقه‌بندی، نام‌گذاری و بایگانی قراردادها، پیشنهادهای قیمت، پرونده‌های مشتریان، مدارک پزشکی، اسناد کارکنان و پرونده‌های پروژه‌ها؛ ایجاد یک سیستم منظم برای بایگانی الکترونیکی و فیزیکی اسناد.

2. هماهنگی روابط بیرونی
برقراری ارتباط و پیگیری امور با بیمارستان‌ها، کلینیک‌ها، پزشکان، وکلا، حسابداران، نهادهای اداری، شرکای تجاری، تامین‌کنندگان و مشتریان؛ پیگیری وقت ملاقات، تحویل مدارک، دریافت قیمت و نتیجه امور.

3. امور اداری
تنظیم برنامه کاری مدیر، هماهنگی جلسات، تهیه صورت‌جلسه، پذیرایی و هماهنگی دیدارهای تجاری، خرید ملزومات اداری، برنامه‌ریزی سفرها و تهیه نامه‌ها و مکاتبات رسمی.

4. منابع انسانی و استخدام
انتشار آگهی استخدام، بررسی رزومه‌ها و هماهنگی مصاحبه‌ها؛ پیگیری ورود و خروج کارکنان، حضور و غیاب، مرخصی‌ها، قراردادها و پرونده‌های پرسنلی؛ کمک به ارزیابی عملکرد کارکنان.

5. امور مقدماتی مالی
جمع‌آوری فاکتورها و رسیدها، ثبت هزینه‌های روزانه، تنظیم فهرست پرداخت‌ها، مطالبات و بدهی‌ها، بررسی مدارک مربوط به بازپرداخت هزینه‌ها و هماهنگی با حسابدار حرفه‌ای. ارائه نظر تخصصی مالیاتی، حسابرسی یا حسابداری جزو وظایف این سمت نیست، مگر آنکه فرد دارای صلاحیت حرفه‌ای مربوطه باشد.

6. اجرا و پیگیری پروژه‌ها
تهیه فهرست وظایف، تعیین مسئول و زمان انجام هر کار، یادآوری و پیگیری مستمر تا پایان کار و ارائه گزارش روزانه یا هفتگی به مدیر مجموعه.

7. محرمانگی و حدود اختیار
حفظ کامل اطلاعات محرمانه مجموعه، مشتریان و شرکای تجاری الزامی است. فرد منتخب بدون مجوز کتبی حق امضای قرارداد، دریافت یا پرداخت وجه، اعلام قیمت قطعی یا ایجاد تعهد برای مجموعه را نخواهد داشت.

【شرایط موردنیاز】
1. حداقل سه سال سابقه مرتبط در مدیریت اداری، دستیاری مدیرعامل، مدیریت دفتر یا هماهنگی عملیات؛
2. تسلط کامل به زبان فارسی و توانایی نگارش نامه‌ها و گزارش‌های رسمی؛
3. توانایی کار به زبان انگلیسی مزیت محسوب می‌شود؛ آشنایی با زبان چینی امتیاز ویژه است، اما الزامی نیست؛
4. آشنایی عملی با امور اداری، استخدام نیروی انسانی و امور مقدماتی مالی؛
5. تسلط به نرم‌افزارهای Word، Excel، اسناد ابری، صفحات گسترده و ابزارهای ترجمه مبتنی بر هوش مصنوعی؛
6. دقت بالا، مسئولیت‌پذیری، رازداری و توانایی مدیریت هم‌زمان چند موضوع؛
7. توانایی بالا در ارتباط، هماهنگی، مذاکره و پیگیری مستمر؛
8. داشتن روحیه اجرایی و آمادگی برای انجام شخصی کارها، نه صرفاً واگذاری آن‌ها به دیگران؛
9. امکان انجام ماموریت‌های کاری در سطح شهر تهران و سفرهای کوتاه ضروری در داخل ایران؛
10. سابقه فعالیت در حوزه پزشکی، کلینیک، گردشگری سلامت، تجارت بین‌الملل، منابع انسانی، امور اداری یا مالی مزیت محسوب می‌شود؛
11. آشنایی کامل با تهران و داشتن گواهینامه رانندگی مزیت محسوب می‌شود.

【شرایط همکاری و حقوق】
1. ساعت کار هفتگی 44 ساعت است و در حالت عادی روز جمعه تعطیل خواهد بود. برنامه دقیق در قرارداد مشخص می‌شود؛
2. دو ماه نخست دوره آزمایشی با حقوق است و حقوق ماهانه در این دوره، معادل ریالی 300 دلار آمریکا خواهد بود؛
3. پس از تایید نهایی، حقوق ماهانه معادل ریالی 500 دلار آمریکا خواهد بود؛
4. برای افرادی که سابقه مدیریتی قابل اثبات داشته و مسئولیت بیشتری بپذیرند، مبلغ نهایی قابل مذاکره است؛
5. قرارداد کتبی و امکان همکاری پایدار و بلندمدت فراهم است؛
6. بر اساس عملکرد فرد و توسعه مجموعه، امکان ارتقا به سمت مدیر دفتر، سرپرست واحد یا مدیر عملیات وجود دارد؛
7. متناسب با سطح دسترسی و مسئولیت شغلی، امضای تعهدنامه محرمانگی و تعهد عدم رقابت متعارف ضروری خواهد بود.

لطفاً موارد زیر را ارسال کنید:
1. رزومه کاری؛
2. منطقه فعلی محل سکونت و زودترین زمان امکان شروع همکاری؛
3. حقوق مورد انتظار؛
4. توضیح کوتاه درباره بخش‌هایی که می‌توانید به‌طور مستقل انجام دهید: مدیریت اسناد، امور اداری، استخدام، امور مقدماتی مالی و هماهنگی روابط بیرونی؛
5. معرفی یک کار یا پروژه پیچیده که قبلاً شخصاً مسئول انجام و پیگیری آن بوده‌اید.