رئیس دفتر مدیرعامل - خانم

شرح شغل: رئیس دفتر (خانم)
معرفی موقعیت
رئیس دفتر مسئولیت هماهنگی و مدیریت امور اداری، پشتیبانی از مدیران و کارشناسان و تسهیل فرآیندهای داخلی شرکت را بر عهده دارد. این نقش، نقشی کلیدی در پشتیبانی از پروژه‌های مطالعات اقتصادی و مدیریت طرح ایفا می‌کند و نیازمند فردی منظم، دقیق، محرمانه‌دار و حرفه‌ای است.
مسئولیت‌ها و وظایف اصلی

• مدیریت و هماهنگی امور روزمره دفتر و پشتیبانی از مدیران و تیم‌های پروژه‌ای
• تنظیم، پیگیری و بایگانی مکاتبات اداری، نامه‌ها، صورت‌جلسه‌ها و گزارش‌ها
• هماهنگی جلسات داخلی و خارجی، تنظیم تقویم مدیران و پیگیری مصوبات جلسات
• مدیریت اسناد و مدارک پروژه‌ها با رعایت کامل اصول محرمانگی
• پیگیری امور مربوط به قراردادها، صورت‌وضعیت‌ها و مکاتبات با کارفرمایان و پیمانکاران (در حد هماهنگی و پیگیری)
• آماده‌سازی گزارش‌های دوره‌ای و ارائه اطلاعات موردنیاز مدیران
• مدیریت تماس‌ها، مراجعین و ارتباط حرفه‌ای با مشتریان و ذی‌نفعان
• نظارت بر تامین ملزومات اداری و هماهنگی با سایر بخش‌ها
• انجام سایر امور محوله مرتبط با وظایف اداری و پشتیبانی

شرایط احراز

• حداقل مدرک کارشناسی (ترجیحاً در رشته‌های مدیریت، اقتصاد، حسابداری یا رشته‌های مرتبط)
• حداقل 2 سال سابقه کار مرتبط در سمت‌های اداری، منشی‌گری ارشد یا رئیس دفتر (ترجیحاً در شرکت‌های مشاور، مطالعاتی یا مدیریت طرح)
• تسلط کامل به نرم‌افزارهای آفیس (Word، Excel، PowerPoint) و کار با ایمیل و تقویم
• آشنایی با اصول مکاتبات اداری و تنظیم صورت‌جلسه

آشنایی نسبی با اصطلاحات و فرآیندهای مطالعات اقتصادی و مدیریت پروژه امتیاز محسوب می‌شود.
مهارت‌ها و ویژگی‌های مورد نیاز

• مهارت سازماندهی، اولویت‌بندی و مدیریت زمان بسیار بالا
• دقت و توجه به جزئیات
• مهارت ارتباطی قوی (کتبی و شفاهی) و رفتار حرفه‌ای
• قابلیت حفظ محرمانگی اطلاعات
• توانایی کار تحت فشار و مدیریت چندوظیفه هم‌زمان
• روحیه همکاری، مسئولیت‌پذیری و پیگیری مستمر
• ظاهر و رفتار متناسب با محیط کاری حرفه‌ای

شرایط کاری

• حضور تمام‌وقت در محل شرکت
• امکان فعالیت در ساعات کاری منعطف در مواقع ضروری پروژه‌ها