مسئول دفتر و دستیار مدیرعامل - خانم

شرح موقعیت شغلی
مجموعه آوند سازه فعال در حوزه تامین و تولید شیرآلات صنعتی، لوله و اتصالات، برای تکمیل نیروی مسئول دفتر مرکزی خود در تهران، از یک فرد باتجربه، منظم و مسئولیت‌پذیر برای جایگاه مسئول دفتر و دستیار مدیرعامل دعوت به همکاری می‌کند.
این موقعیت، یک نقش مسئول دفتری و اجرایی یکپارچه است که مسئولیت آن، نظارت بر امور داخلی شرکت، هماهنگی واحدها، پیگیری عملکرد کارکنان و بهبود فرآیندهای سازمانی خواهد بود.
شرح مسئولیت‌ها
· همکاری مستقیم با مدیرعامل در اجرای برنامه‌ها و استراتژی‌های توسعه سازمان
· برنامه‌ریزی، هماهنگی و نظارت بر فعالیت‌های روزانه دفتر مرکزی و واحدهای مختلف شرکت
· پیگیری وظایف محول‌شده به کارکنان و اطمینان از انجام به‌موقع و صحیح امور
· ایجاد هماهنگی موثر میان واحدهای فروش، خرید، مالی، انبار و مدیریت
· تهیه گزارش‌های منظم مدیریتی از عملکرد واحدها، کارکنان، پروژه‌ها و موضوعات جاری شرکت
· شناسایی مشکلات و گلوگاه‌های اجرایی و ارائه راهکارهای عملی برای اصلاح فرآیندها
· تدوین و اجرای دستورالعمل‌ها، رویه‌های داخلی، فرم‌ها و سیستم‌های پیگیری امور
· نظارت بر نظم سازمانی، حضور و غیاب، مرخصی‌ها، ماموریت‌ها و اجرای مقررات داخلی
· همکاری در شناسایی نیازهای نیروی انسانی، بررسی رزومه‌ها، هماهنگی مصاحبه‌ها و ورود نیروهای جدید
· برنامه‌ریزی فرآیند آشنایی و شروع به کار کارکنان جدید و پیگیری عملکرد آن‌ها در دوره اولیه
· مشارکت در ارزیابی عملکرد، ارائه بازخورد، شناسایی نیازها و توسعه توانمندی کارکنان
· رسیدگی حرفه‌ای به مسائل داخلی تیم و کمک به حفظ نظم، انگیزه و فرهنگ همکاری در مجموعه
· برنامه‌ریزی و پیگیری جلسات داخلی، تهیه صورت‌جلسه و کنترل اجرای تصمیمات
· مدیریت هم‌زمان چند موضوع و اولویت‌بندی صحیح امور بر اساس اهمیت و فوریت
· تصمیم‌گیری موثر در شرایط بحرانی و ارائه گزارش سریع و دقیق به مدیریت
شرایط مورد نیاز
· حداقل مدرک کارشناسی در رشته‌های مدیریت، مدیریت اجرایی، مدیریت بازرگانی، مهندسی صنایع یا رشته‌های مرتبط
· حداقل 4 سال سابقه کاری مرتبط در مدیریت داخلی، مدیریت اجرایی، سرپرستی اداری یا هماهنگی سازمانی
· سابقه مدیریت یا سرپرستی تیم و توانایی تعامل با کارکنان در سطوح مختلف
· آشنایی عملی با فرآیندهای جذب، مصاحبه، ورود به سازمان، ارزیابی عملکرد و توسعه کارکنان
· توانایی طراحی و پیگیری شاخص‌های عملکردی، گزارش‌های مدیریتی و برنامه‌های اجرایی
· تسلط مناسب به Excel، Word و ابزارهای گزارش‌گیری و پیگیری وظایف
· برخورداری از قدرت تصمیم‌گیری، حل مسئله و مدیریت شرایط پیش‌بینی‌نشده
· توانایی مدیریت چند فعالیت و چند واحد به‌صورت هم‌زمان
· منظم، دقیق، پیگیر، مسئولیت‌پذیر و نتیجه‌گرا
· دارای روابط عمومی قوی، روحیه کار تیمی و مهارت مذاکره و ارتباط موثر
· توانایی حفظ محرمانگی اطلاعات کارکنان و اطلاعات داخلی شرکت
· تجربه فعالیت در مجموعه‌های تامین، تولید، خرید و فروش و یا شرکت‌های بازرگانی مزیت محسوب می‌شود
شاخص‌های اصلی ارزیابی عملکرد
· میزان انجام به‌موقع وظایف و مصوبات مدیریتی
· نظم و هماهنگی میان واحدها و کارکنان
· کیفیت و دقت گزارش‌های مدیریتی
· کاهش تاخیرها، دوباره‌کاری‌ها و مشکلات اجرایی
· کیفیت ورود و هماهنگی کارکنان جدید با مجموعه
· سرعت و اثربخشی در حل مسائل داخلی و سازمانی
ویژگی‌های فردی مورد انتظار
فرد مناسب این جایگاه باید شخصیتی قاطع اما حرفه‌ای، توانایی پیگیری مستمر، روحیه مدیریتی، قدرت تصمیم‌گیری و توانایی ایجاد نظم در یک محیط کاری پویا و چندبخشی داشته باشد. این موقعیت برای افرادی مناسب است که علاوه بر مدیریت امور روزمره، توانایی ساختن فرآیند، توسعه تیم و همراهی با برنامه‌های رشد شرکت را دارند.
شرایط همکاری
محل کار: تهران، ملاصدرا
ساعات کاری: شنبه تا چهارشنبه از ساعت 9:00 تا 17
نوع همکاری: تمام‌وقت و حضوری
حقوق و مزایا: متناسب با سابقه، تجربه و توانمندی‌های فرد