گروه سولیکو-کاله
گروه سولیکو-کاله

کارمند دبیرخانه

تهران، مرزداران
تمام وقت
شنبه تا چهارشنبه 8 تا16:30 - پنج شنبه 8 تا 12
-
وام -بیمه درمان تکمیلی -پارکینگ -کمک هزینه دوره آموزشی -ناهار -پزشک سازمانی -بسته ها و هدایای مناسبتی

این فرصت شغلی چقدر برای من مناسب است؟

بیش از 5000 نفر
کالاهای مصرفی و تند گردش
شرکت ایرانی دارای مشتریان داخلی و خارجی
1356
شرکت سولیکو کاله:کاله، سولیکو، سون،ماک،آژیل،دو کولا ، زمرد، ناری،لاکی یو، رندو، NRJ، سولاته، سوکافه، انا، سو شف، سولیو، سوربن ،کاله پرو،دلیس،سلینو، ماجان ، ایس تونیک، پروتونیک،فروتیس،پینکا،کاتلاو
خصوصی
توضیحات بیشتر

شاخص های کلیدی از نظر کارفرما

3 سال سابقه کار در گروه شغلی مشابه
Microsoft Word - متوسط
Microsoft Excel - متوسط
Microsoft Outlook - پیشرفته
زبان انگلیسی-متوسط

شرح شغل و وظایف

ما برای تکمیل تیم اداری خود به دنبال یک کارمند پذیرش و دبیرخانه باتجربه، منظم و خوش‌برخورد هستیم که بتواند ضمن مدیریت حرفه‌ای امور پذیرش و پاسخ‌گویی، فرایندهای دبیرخانه، مکاتبات و گردش اسناد را با دقت و پیگیری مناسب انجام دهد.
شرح وظایف:
امور پذیرش و پاسخ‌گویی:
  • استقبال، راهنمایی و هدایت مراجعان به واحد یا فرد مربوطه
  • پاسخ‌گویی مودبانه و حرفه‌ای به تماس‌های تلفنی و انتقال صحیح تماس‌ها
  • ثبت مشخصات و کنترل ورود و خروج مراجعان
  • اطلاع‌رسانی به واحدهای مربوطه درباره حضور مهمانان و مراجعان
  • پاسخ‌گویی اولیه به پرسش‌های مراجعان و ارائه اطلاعات در حدود وظایف تعیین‌شده
  • حفظ نظم و آراستگی فضای پذیرش
  • رعایت اصول تشریفات اداری و حفظ شان حرفه‌ای سازمان در برخورد با مراجعان
امور دبیرخانه و مکاتبات:
  • دریافت، ثبت، شماره‌گذاری و توزیع نامه‌ها و مکاتبات ورودی
  • ثبت، شماره‌گذاری و ارسال مکاتبات خروجی
  • بررسی اولیه نامه‌ها از نظر کامل‌بودن اطلاعات و پیوست‌ها
  • ارجاع مکاتبات به واحدها و افراد مربوطه طبق دستورالعمل‌های سازمان
  • پیگیری گردش نامه‌ها، ارجاعات و پاسخ‌های موردنیاز تا حصول نتیجه
  • تهیه پیش‌نویس نامه‌ها و مکاتبات اداری در صورت نیاز
  • اسکن، تکثیر، ارسال و بایگانی اسناد و مکاتبات
  • ثبت و نگهداری سوابق مکاتبات در نرم‌افزار دبیرخانه یا فایل‌های مربوطه
  • رعایت محرمانگی در دریافت، ثبت، ارجاع و نگهداری نامه‌ها و اسناد
بایگانی و مدیریت اسناد:
  • طبقه‌بندی و بایگانی منظم اسناد، نامه‌ها و مدارک به‌صورت فیزیکی و الکترونیکی
  • به‌روزرسانی مستمر پرونده‌ها و سوابق دبیرخانه
  • دسترسی و بازیابی سریع و دقیق اسناد موردنیاز
  • کنترل و نگهداری صحیح از اسناد محرمانه و دارای اهمیت
  • جلوگیری از مفقودی، جابه‌جایی یا دسترسی غیرمجاز به اسناد
  • همکاری در بهبود روش‌های بایگانی و گردش مکاتبات
هماهنگی‌های اداری:
  • هماهنگی جلسات، ملاقات‌ها و برنامه‌های مرتبط با مراجعان
  • ثبت و یادآوری زمان جلسات و هماهنگی با افراد مربوطه
  • دریافت و ارسال مرسولات، بسته‌ها و اسناد سازمانی
  • هماهنگی با پیک، پست و شرکت‌های ارائه‌دهنده خدمات ارسال
  • ثبت و پیگیری درخواست‌های اداری مرتبط با حوزه مسئولیت
  • ارائه گزارش‌های دوره‌ای از مکاتبات، مراجعات و امور دبیرخانه
  • همکاری با واحدهای مختلف در انجام امور جاری اداری
شرایط احراز
  • حداقل 3 سال سابقه کاری مستقیم و مرتبط در پذیرش، دبیرخانه یا امور اداری مشابه
  • سابقه کار با نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری و دبیرخانه
  • تسلط بر اصول مکاتبات و نگارش اداری
  • تسلط مناسب بر نرم‌افزارهای Microsoft Office، به‌ویژه Word و Excel
  • آشنایی با اصول ثبت، ارجاع، پیگیری و بایگانی مکاتبات
  • توانایی پاسخ‌گویی حرفه‌ای به تماس‌ها و مدیریت مراجعان
  • برخورداری از فن بیان مناسب و روابط عمومی قوی
  • آراستگی ظاهری و رعایت اصول رفتار حرفه‌ای
  • توانایی مدیریت هم‌زمان تماس‌ها، مراجعات و امور دبیرخانه
  • توانایی تهیه گزارش و پیگیری امور تا حصول نتیجه

شرایط احراز شغل

سن
25 - 38 سال
جنسیت
تفاوتی ندارد
تحصیلات
کارشناسی| مدیریت / بازرگانی / کسب و کار کارشناسی| مهندسی صنایع کارشناسی| کامپیوتر / فناوری اطلاعات کارشناسی| حقوق
زبان
انگلیسی| متوسط ۵۰٪
نرم افزارها
Microsoft Excel| متوسط Microsoft Word| متوسط Microsoft Outlook| پیشرفته

ثبت مشکل و تخلف آگهی

ارسال رزومه برای گروه سولیکو-کاله