مسئول دفتر معاونت

مهارت‌های فنی و تخصصی:
تسلط کامل به مجموعه نرم‌افزارهای Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
آشنایی با سامانه‌های مدیریت اسناد، بایگانی الکترونیکی و نرم‌افزارهای اداری مرتبط
توانایی تهیه و تنظیم نامه‌های اداری، گزارش‌ها و مستندات با رعایت اصول نگارش و دستور زبان
آشنایی با فرآیندهای مکاتبات اداری و شیوه‌های بایگانی و دسته‌بندی اسناد
توانایی کار با تجهیزات اداری (پرینتر، فکس، تلفن و غیره)
توانمندی‌های رفتاری و حرفه‌ای:
دقت و نظم بسیار بالا در انجام امور و مدیریت زمان
مهارت‌های ارتباطی شفاهی و کتبی قوی و توانایی تعامل موثر با مدیران، همکاران و ارباب‌رجوع
توانایی کار گروهی و همکاری بین واحدهای سازمان
حفظ محرمانگی اطلاعات و پایبندی به اصول اخلاق حرفه‌ای
برخورداری از انعطاف‌پذیری، مسئولیت‌پذیری و توانایی حل مسئله
مدیریت اولویت‌ها و انجام چند وظیفه به‌صورت هم‌زمان
مسئولیت‌های کلیدی:
مدیریت مکاتبات ورودی و خروجی معاونت
برنامه‌ریزی، هماهنگی و تنظیم جلسات و پیگیری مصوبات آن
پاسخ‌گویی به تماس‌ها و هماهنگی ارتباطات داخلی و خارجی
بایگانی و آرشیو اسناد و مدارک به‌صورت منظم و قابل دسترس
پیگیری امور اداری محوله و ارائه گزارش به معاونت
تسهیل ارتباط معاونت با سایر بخش‌ها و واحدهای سازمانی