مسئول دفتر و دستیار مدیرعامل - خانم

شرح وظایف

• پیگیری روزانه امور محوله مدیرعامل تا حصول نتیجه
• کنترل و پیگیری امور جاری واحدهای فروش، بازاریابی، مالی و طراحی
• بررسی روزانه ایمیل‌ها، گروه‌های کاری، نامه‌ها، درخواست‌ها و سایر ورودی‌های شرکت
• تهیه گزارش کوتاه از وضعیت کارهای انجام‌شده، در حال انجام، معوق و موارد نیازمند تصمیم مدیریت
• دریافت، پرینت و پیگیری گزارش روزانه کارخانه
• تهیه، تکمیل، کنترل و ارسال نامه‌ها، معرفی‌نامه‌ها، فرم‌ها، استعلام‌ها و اسناد مناقصات
• جمع‌آوری و ارسال مدارک موردنیاز مشتریان، سازمان‌ها و پروژه‌ها
• پیگیری ددلاین‌های مربوط به ارسال مدارک، استعلام‌ها، مناقصات و امور اجرایی
• هماهنگی و پیگیری امور جاری بین واحدهای مختلف شرکت
• تهیه و کنترل چک‌لیست‌های لازم برای امور اداری، تجهیزات، تعمیرات و نگهداری دفتر
• پیگیری تعمیرات، سرویس تجهیزات و نیازهای جاری دفتر
• هماهنگی و نظارت بر امور نیروی خدمات و آماده‌به‌کاری فضای دفتر
• هماهنگی مرخصی، ماموریت و رفت‌وآمدهای خارج از روال پرسنل دفتر و ارجاع برای تایید مافوق
• همکاری با واحد فروش و بازاریابی در تماس با مشتریان، ارسال فایل‌ها و تهیه لیست نمایشگاه‌ها و فرصت‌های کاری
• مدیریت و بایگانی منظم اسناد، فایل‌ها و اطلاعات محرمانه
• تنظیم و پیگیری صورتجلسات و مصوبات در مواقع موردنیاز
• هماهنگی جلسات، مهمانان و برنامه‌های مدیرعامل در صورت نیاز
• پاسخگویی و مدیریت تماس‌های ورودی مرتبط با دفتر

سابقه فعالیت به‌عنوان مسئول دفتر مدیرعامل، دستیار اجرایی یا در امور اداری و اجرایی مزیت محسوب می‌شود.

• تسلط مناسب به Word و Excel
• توانایی تنظیم نامه، گزارش، صورتجلسه و مکاتبات رسمی
• توانایی کار با ایمیل، فایل‌های الکترونیکی و سیستم بایگانی
• آشنایی با تکمیل فرم‌های سازمانی، استعلام‌ها و اسناد مناقصه
• توانایی تهیه فایل‌های پیگیری و چک‌لیست‌های اجرایی
• تایپ سریع و صحیح
• توانایی مدیریت همزمان چند موضوع و پیگیری آن‌ها تا نتیجه

ویژگی‌های مورد انتظار

• تعهد و مسئولیت‌پذیری بالا
• پیگیری جدی امور تا حصول نتیجه
• نظم و دقت بالا
• رازداری و امانت‌داری
• مدیریت زمان و اولویت‌بندی مناسب
• توانایی تشخیص امور مهم و فوری
• روحیه همکاری و هماهنگی بین‌واحدی
• روابط عمومی و فن بیان مناسب
• آراستگی و برخورد حرفه‌ای
• توانایی گزارش‌دهی کوتاه، دقیق و منظم
• روحیه یادگیری و پذیرش مسئولیت
• توانایی کار در محیط خصوصی، پویا و پروژه‌محور
• انعطاف‌پذیری و تعهد کاری

با توجه به ماهیت پروژه‌ای فعالیت شرکت، ممکن است در برخی مواقع و به‌صورت موردی امور فوری یا خارج از برنامه در ساعات پایانی روز ایجاد شود.

انتظار می‌رود فرد منتخب در چنین شرایطی، تعهد، اشتیاق و انعطاف‌پذیری لازم برای ادامه هماهنگی‌ها و پیگیری امور ضروری تا تعیین تکلیف موضوع را داشته باشد و در مواقع فورس‌ماژور بتواند ساعت کاری خود را متناسب با نیاز پروژه مدیریت کند.

هدف این جایگاه، ایجاد نظم، هماهنگی و پیگیری مستمر امور دفتر و کمک به مدیرعامل در اطمینان از انجام به‌موقع کارها است.