مسئول دفتر مدیر عامل - خانم

ما به دنبال فردی هستیم که علاوه بر مدیریت حرفه‌ای دفتر مدیرعامل، بتواند به‌عنوان بازوی اجرایی و هماهنگ‌کننده، پیشرفت پروژه‌های داخلی را دنبال کند، ارتباط موثری با مدیران و همکاران برقرار سازد و اطلاعات پراکنده را به گزارش‌های روشن و قابل تصمیم‌گیری تبدیل کند.

شرح مسئولیت‌ها:
• مدیریت تقویم، جلسات، مکاتبات، ارتباطات و امور روزانه دفتر مدیرعامل.
• تنظیم صورت‌جلسات و تبدیل مصوبات به اقدامات مشخص با مسئول، مهلت و خروجی مورد انتظار.
• پیگیری پروژه‌های بین‌واحدی، بررسی پیشرفت و شناسایی موانع و تاخیرها.
• تجمیع و راستی‌آزمایی گزارش‌ها و تهیه گزارش‌های مدیریتی کوتاه و تصمیم‌محور.
• تحلیل اولیه مسائل اجرایی و ارائه پیشنهاد برای رفع موانع.
• هماهنگی میان مدیرعامل، مدیران، کارکنان و طرف‌های تجاری در چارچوب اختیارات.
• استفاده کاربردی از AI برای تحلیل، گزارش‌سازی، مستندسازی و افزایش بهره‌وری.
• به‌روزرسانی فهرست اقدامات، زمان‌بندی‌ها و تعهدات.
• مدیریت اسناد و اطلاعات محرمانه دفتر مدیرعامل.
• اعلام به‌موقع موضوعات بحرانی و نیازمند تصمیم.

شرایط احراز:
• حداقل 2 سال سابقه مرتبط در مسئولیت دفتر، دستیاری اجرایی یا هماهنگی پروژه.
• توانایی تحلیل مسئله، اولویت‌بندی و مدیریت هم‌زمان چند موضوع.
• مهارت پیگیری حرفه‌ای و تعامل موثر با مدیران و همکاران.
• آشنایی کاربردی با ChatGPT و سایر ابزارهای هوش مصنوعی.
• تسلط مناسب به Word، Excel و PowerPoint و نگارش حرفه‌ای فارسی.
• آشنایی با ابزارهای مدیریت وظایف و پروژه یا توانایی یادگیری سریع.
• دقت، سرعت عمل، ابتکار عمل، محرمانگی و مسئولیت‌پذیری.
• تحصیلات مرتبط در مدیریت، مهندسی صنایع یا MBA مزیت محسوب می‌شود.
ویژگی‌های فردی: فرد مناسب منتظر دستور جزءبه‌جزء نمی‌ماند؛ مسئله را می‌فهمد، سوال درست می‌پرسد، اقدام بعدی را مشخص می‌کند و پیگیری را تا روشن‌شدن نتیجه ادامه می‌دهد.