هدف کلی شغل
ایجاد نظم و انضباط در ورودی مجموعه، کنترل تردد و انجام امور مربوط به مکاتبات و پذیرش مراجعین بهصورت حرفهای و منظم.
شرح وظایف
1) حضور و نظم ورودی
• حضور مستمر و بهموقع در محل لابی/پذیرش در ساعات کاری تعیینشده
• حفظ نظم و آراستگی ظاهری محیط ورودی مجموعه
• پاسخگویی به مراجعین و راهنمایی اولیه آنها
2) کنترل رفتوآمد
• کنترل و مدیریت تردد افراد به مجموعه
• ثبت ورود و خروج مراجعین و مهمانان در دفتر مربوطه
• هماهنگی با واحدهای داخلی برای پذیرش مهمانان
• جلوگیری از ورود افراد غیرمجاز بدون هماهنگی قبلی
3) امور مکاتبات و مراسلات
• دریافت، ثبت و توزیع نامهها و مراسلات وارده به مجموعه
• آمادهسازی و ارسال مکاتبات و مراسلات صادره
• پیگیری تحویل نامهها به واحدهای مربوطه
• نگهداری سوابق و بایگانی مکاتبات
4) هماهنگی و ارتباطات
• برقراری ارتباط تلفنی و انتقال پیامها به واحدهای مربوطه
• هماهنگی با پیکها و شرکتهای حمل مرسولات
• اطلاعرسانی به مسئولین مربوطه در مورد ورود مهمانان یا مرسولات خاص
5) وظایف عمومی
• رعایت محرمانگی اطلاعات و مکاتبات
• انجام سایر امور ارجاعی مرتبط با حوزه پذیرش و لابی