رئیس دفتر (حوزه مدیریت) - خانم

شرکت اُکسیکو در راستای تقویت ساختار حوزه مدیریت، از افراد توانمند و باتجربه برای همکاری در سمت رئیس دفتر حوزه مدیریت دعوت به همکاری می‌نماید.
شرح شغل و مسئولیت‌های اصلی:
- راهبری و نظارت بر امور جاری دفاتر مدیرعامل و هیئت‌مدیره و ایجاد هماهنگی میان آن‌ها
- برنامه‌ریزی، سازماندهی و مدیریت جلسات، ملاقات‌ها، مکاتبات، برنامه‌های اجرایی و اولویت‌های حوزه معاونین و مدیران
- برنامه‌ریزی و هماهنگی جلسات معاونین و مدیران با مدیران ارشد و همکاران
- پیگیری و پایش مصوبات و تصمیمات مدیرعامل و هیئت‌مدیره تا حصول نتیجه
- طراحی و استقرار نظام منظم برای پیگیری اقدامات، مصوبات و تعهدات واحدها
- تهیه و ارائه گزارش‌های دوره‌ای از وضعیت اقدامات، میزان پیشرفت، موارد معوق و موضوعات نیازمند تصمیم
- شناسایی به‌موقع انحرافات، تاخیرها، ریسک‌ها و موضوعات حساس و انعکاس آن‌ها به معاونین و مدیران
- ایجاد هماهنگی و هم‌افزایی موثر میان واحدهای ستادی، مناطق و سایر ذی‌نفعان
- پیگیری موضوعات کلیدی و بین‌واحدی ابلاغ‌شده از سوی معاونین و مدیران
- مدیریت و اولویت‌بندی جریان اطلاعات ورودی و خروجی و اطمینان از انتقال به‌موقع اطلاعات مهم
- نظارت بر فرآیند مکاتبات، بایگانی و گردش مستندات و اطلاعات
- مدیریت امور تشریفات، پذیرایی و هماهنگی ملاقات‌های رسمی با رعایت استانداردهای سازمانی
- تعامل حرفه‌ای و مستمر با مدیران ارشد، مدیران واحدها، مناطق و سایر ذی‌نفعان سازمان
- ارائه پیشنهادهای اجرایی برای بهبود فرآیندهای کاری و افزایش اثربخشی دفاتر مدیرعامل، هیئت‌مدیره و معاونین
شرایط احراز:
- حداقل 5 سال سابقه کاری مرتبط در حوزه مدیریت، دفتر مدیرعامل، دفتر هیئت‌مدیره، معاونین، PMO یا موقعیت‌های مشابه
- تسلط کافی به سامانه اتوماسیون اداری مطرح
- تجربه فعالیت در سازمان‌های بزرگ، هلدینگ‌ها یا ساختارهای چندلایه مزیت محسوب می‌شود
- توانمندی بالا در برنامه‌ریزی، سازماندهی و مدیریت هم‌زمان چند موضوع
- توانایی تعامل موثر، حرفه‌ای و مقتدرانه با معاونین و مدیران ارشد
- مهارت بالا در پیگیری، هماهنگی و به نتیجه رساندن امور
- توانایی تهیه گزارش‌های مدیریتی و ارائه دقیق و خلاصه اطلاعات
- تسلط مناسب به Microsoft Office
- توانایی مدیریت جلسات، تنظیم دستور جلسات و پیگیری مصوبات
- قدرت تحلیل، اولویت‌بندی و تشخیص موضوعات حساس و نیازمند تصمیم
- رازداری و امانت‌داری بسیار بالا در مواجهه با اطلاعات و اسناد محرمانه
- روابط عمومی بالا، شخصیت حرفه‌ای و توانایی مدیریت شرایط و موقعیت‌های حساس
- روحیه مسئولیت‌پذیری، پیگیری و نتیجه‌گرایی
شایستگی‌های کلیدی:
مدیریت و هماهنگی، پیگیری و نتیجه‌گرایی، تفکر تحلیلی، ارتباطات حرفه‌ای، مدیریت زمان، رازداری، تصمیم‌سازی، مدیریت جلسات