مسئول دفتر مدیر عامل - خانم

مهارت‌های مورد نیاز:

• تسلط به مکاتبات اداری، بایگانی، تنظیم جلسات، پیگیری مصوبات و مدیریت اسناد
• تسلط مناسب به Word، Excel، PowerPoint، Outlook/تقویم سازمانی و اتوماسیون اداری
• روابط عمومی قوی، فن بیان مناسب و توانایی تعامل با مدیران، کارکنان و مراجعان
• توانایی اولویت‌بندی امور و مدیریت هم‌زمان چند درخواست و برنامه
• تعهد جدی به حفظ اطلاعات محرمانه دفتر مدیرعامل و شرکت
• مسئولیت‌پذیری، دقت، پیگیری، نظم، صبر، رازداری و انعطاف‌پذیری
• توانایی کار در شرایط فشرده و خارج از برنامه و آمادگی برای هماهنگی‌های فوری

هدف شغل:

ایجاد هماهنگی و پشتیبانی اداری و اجرایی از مدیرعامل، مدیریت برنامه‌ها و جلسات، پیگیری امور ارجاع‌شده و تسهیل ارتباط مدیرعامل با واحدهای داخلی و اشخاص و سازمان‌های خارج از شرکت.

وظایف و مسئولیت‌های اصلی:

1. مدیریت و تنظیم تقویم کاری و برنامه روزانه مدیرعامل
2. هماهنگی، برنامه‌ریزی و تنظیم جلسات مدیرعامل
3. تهیه دستور جلسه و هماهنگی حضور افراد در جلسات
4. ثبت، تنظیم و پیگیری صورتجلسات و مصوبات
5. پیگیری امور ارجاع‌شده از سوی مدیرعامل تا حصول نتیجه
6. تهیه و تنظیم مکاتبات، نامه‌ها، گزارش‌ها و مستندات مورد نیاز مدیرعامل
7. مدیریت تماس‌ها، مراجعات و درخواست‌های ملاقات با مدیرعامل
8. هماهنگی جلسات مدیرعامل با مدیران داخلی، مشتریان، تامین‌کنندگان و سایر ذی‌نفعان
9. دریافت، دسته‌بندی و ارائه اسناد و اطلاعات مورد نیاز مدیرعامل
10. پیگیری مکاتبات و درخواست‌های مهم و اطمینان از پاسخگویی به‌موقع واحدهای مربوطه
11. نگهداری و بایگانی منظم اسناد و سوابق دفتر مدیرعامل با رعایت کامل محرمانگی
12. هماهنگی امور سفرهای کاری مدیرعامل (در صورت نیاز)
13. تهیه گزارش‌های دوره‌ای از وضعیت اقدامات و مصوبات در دست پیگیری
14. هماهنگی ارتباطات مدیرعامل با هیئت‌مدیره و سایر مدیران ارشد (حسب ساختار سازمان)
15. انجام سایر امور اداری و اجرایی مرتبط که از سوی مدیرعامل ارجاع می‌شود