دستیار شخصی و اجرایی مدیرعامل

هالیدیز پالازو | Premium Casual Dining

این جایگاه برای فردی است که صرفاً مجری دستورات نباشد؛ بلکه بتواند زمان مدیرعامل را مدیریت کند، امور را اولویت‌بندی کند، پیگیری‌ها را تا حصول نتیجه پیش ببرد، ارتباطات را حرفه‌ای مدیریت کند و پیش از ایجاد مسئله، آن را تشخیص دهد.

شرح مسئولیت‌ها

1) مدیریت زمان و برنامه مدیرعامل
مدیریت تقویم، جلسات، ملاقات‌ها و برنامه‌های روزانه و هفتگی
اولویت‌بندی برنامه‌ها و جلوگیری از تداخل‌های زمانی
هماهنگی تغییرات و شرایط پیش‌بینی‌نشده
ایجاد زمان مناسب برای تمرکز مدیرعامل بر امور کلان و تصمیم‌گیری

2) پیگیری امور و مصوبات مدیرعامل
ثبت و دسته‌بندی ارجاعات و تصمیمات
تعیین مسئول، Deadline و اولویت هر اقدام
پیگیری مستمر امور تا حصول نتیجه
شناسایی تاخیرها و موانع و گزارش به‌موقع به مدیرعامل
ایجاد سیستم منظم Follow-up برای امور باز

3) مدیریت ارتباطات و جلسات
مدیریت و اولویت‌بندی تماس‌ها، پیام‌ها و درخواست‌های ورودی
هماهنگی جلسات با مدیران، شرکای تجاری و افراد کلیدی
آماده‌سازی Agenda، اطلاعات و مستندات جلسات
ثبت تصمیمات و تهیه Action List و پیگیری اجرای آن‌ها
حفظ ادبیات و سطح ارتباطی متناسب با جایگاه مدیرعامل و برند

4) پشتیبانی از تصمیم‌گیری مدیرعامل
جمع‌آوری و دسته‌بندی اطلاعات مورد نیاز
تهیه Brief و Executive Summary
خلاصه‌سازی گزارش‌ها و مستندات
دریافت اطلاعات از واحدهای مختلف و ارائه آن به شکل دقیق و تصمیم‌محور

5) مدیریت اطلاعات و محرمانگی
سامان‌دهی اسناد، قراردادها، گزارش‌ها و مکاتبات مدیرعامل
مدیریت آرشیو و دسترسی به اطلاعات
رعایت کامل محرمانگی اطلاعات سازمان و مدیرعامل
حفاظت از اطلاعات شخصی، مالی، قراردادی و مدیریتی

6) هماهنگی با مدیران و واحدهای سازمان
انتقال دقیق درخواست‌ها و انتظارات مدیرعامل
دریافت گزارش‌ها و پیگیری Deadlineها
هماهنگی بین مدیرعامل و مدیران ارشد
پیگیری پروژه‌ها و ماموریت‌های ویژه مدیرعامل

7) مدیریت مهمانان ویژه و امور تشریفاتی
هماهنگی ملاقات و حضور مهمانان VIP
آماده‌سازی فضای جلسه و الزامات پذیرایی
هماهنگی رویدادها و ملاقات‌های مدیریتی
ایجاد تجربه‌ای حرفه‌ای و در شان هالیدیز پالازو

8) برنامه‌ریزی سفر و امور ویژه مدیرعامل
برنامه‌ریزی سفرهای کاری و تهیه Travel Itinerary
هماهنگی بلیت، اقامت، حمل‌ونقل و جلسات
مدیریت تغییرات و شرایط پیش‌بینی‌نشده
انجام برخی هماهنگی‌های شخصی مورد اعتماد مدیرعامل در چارچوب توافق‌شده

9) بهبود سیستم دفتر مدیرعامل
طراحی و بهبود سیستم‌های پیگیری و مدیریت امور
ایجاد چک‌لیست و فرآیند برای جلسات، سفر‌ها، رویدادها و پروژه‌ها
استفاده حرفه‌ای از ابزارهای دیجیتال، Task Management و AI
تهیه گزارش‌های مدیریتی و داشبوردهای پیگیری

شرایط و ویژگی‌های مورد انتظار
حداقل مدرک کارشناسی؛ ترجیحاً مدیریت، MBA، مهندسی صنایع، مدیریت اجرایی یا رشته‌های مرتبط
حداقل 3 سال سابقه مرتبط در جایگاه‌هایی مانند Executive Assistant، دستیار مدیرعامل، دستیار ارشد یا موقعیت‌های مشابه
سابقه همکاری مستقیم با مدیرعامل، مالک کسب‌وکار یا مدیران ارشد مزیت محسوب می‌شود
تسلط مناسب به Word، Excel، PowerPoint، تقویم و ابزارهای مدیریت وظایف
توانایی نگارش و مکاتبات رسمی و حرفه‌ای
قدرت بالای برنامه‌ریزی، اولویت‌بندی و پیگیری
توانایی مدیریت هم‌زمان چند موضوع بدون از دست دادن دقت
فن بیان بسیار خوب و توانایی برقراری ارتباط در سطح مدیران و افراد کلیدی
هوش سازمانی بالا و توان تشخیص اهمیت و فوریت موضوعات
قدرت پیش‌بینی مسائل و ارائه راهکار پیش از ایجاد مشکل
نظم و انضباط کاری بسیار بالا
رازداری، امانت‌داری و بلوغ حرفه‌ای
ظاهر آراسته، حضور حرفه‌ای و رفتار متناسب با جایگاه
توانایی حفظ آرامش و عملکرد موثر در شرایط پرفشار

فرد ایده‌آل ما
فردی که وقتی کاری به او سپرده می‌شود، مدیرعامل مجبور نباشد دوباره آن را پیگیری کند؛ موضوع را دریافت می‌کند، ساختاربندی می‌کند، اولویت می‌دهد، هماهنگ می‌کند، پیگیری می‌کند، موانع را می‌بیند و در نهایت نتیجه را گزارش می‌دهد.
اگر نظم ذهنی بالا، پیگیری جدی، ارتباطات حرفه‌ای، هوش اجرایی، رازداری و توان مدیریت امور در سطح مدیرعامل را در خود می‌بینید، این جایگاه می‌تواند فرصت رشد شما در یک مجموعه حرفه‌ای و رو به توسعه باشد.

مزایای همکاری با هالیدیز پالازو
مسیر رشد و ارتقای شغلی
آموزش و برنامه توسعه فردی
حمایت از ایده‌ها و پیشنهادهای سازنده
حضور در تیمی پویا و حرفه‌ای
فرصت تعامل و یادگیری از مدیران و متخصصان برجسته
ناهار سازمانی
حمایت سازمانی و توسعه شایستگی‌های حرفه‌ای
ارتقا بر مبنای شایستگی و عملکرد