شرکت سپید آرمان رستا از شرکت‌های هلدینگ اردیبهشت برای تکمیل تیم اداری خود، از یک کارمند دبیرخانه دقیق، منظم و مسلط به امور مکاتبات و اسناد دعوت به همکاری می‌کند.
اگر در تایپ سریع و حرفه‌ای، مکاتبات اداری، ثبت و پیگیری نامه‌ها و مدیریت اسناد و قراردادها مهارت دارید و دقت و نظم در کار برایتان یک اصل است، خوشحال می‌شویم با شما آشنا شویم.

شرح وظایف

• ثبت، شماره‌گذاری، طبقه‌بندی و بایگانی نامه‌های وارده و صادره به‌صورت فیزیکی و الکترونیکی
• انجام کامل امور اندیکاتور و ثبت مکاتبات در دبیرخانه
• تهیه، تنظیم، تایپ و ویرایش نامه‌های رسمی و اداری
• تنظیم و آماده‌سازی قراردادها و مستندات مرتبط با قرارداد
• ثبت قراردادها، اختصاص و ثبت شماره قرارداد و نگهداری سوابق آن‌ها
• کنترل گردش مکاتبات و اسناد و اطمینان از ثبت صحیح و به‌موقع آن‌ها
• پیگیری و ثبت سوابق اسناد و مکاتبات تا حصول نتیجه
• تهیه و تنظیم فایل‌ها، گزارش‌ها و مستندات اداری موردنیاز
• بایگانی اصولی و دسترسی سریع به سوابق و اسناد
• انجام امور اداری مرتبط با دبیرخانه و هماهنگی‌های موردنیاز با واحدهای مختلف
• برنامه‌ریزی و هماهنگی جلسات، اطلاع‌رسانی به افراد مرتبط و ثبت و بایگانی مستندات و صورت‌جلسات
• پاسخ‌گویی حرفه‌ای به تماس‌ها و مراجعات، راهنمایی و ارجاع افراد به واحد مربوطه و انتقال صحیح پیام‌ها
• ورود، به‌روزرسانی و کنترل اطلاعات دبیرخانه و تهیه گزارش‌های موردنیاز از وضعیت مکاتبات و امور جاری

تسلط به موارد زیر الزامی است:

• تایپ ده‌انگشتی با سرعت و دقت بالا
• تسلط کامل به Microsoft Word و مجموعه Microsoft Office
• تسلط به نگارش و مکاتبات اداری و تنظیم نامه‌های رسمی
• تسلط به تنظیم و اپراتوری قراردادها
• تسلط به فرآیند ثبت و شماره‌گذاری نامه‌های وارده و صادره و امور اندیکاتور
• تسلط به ثبت، شماره‌گذاری، بایگانی و مدیریت سوابق قراردادها به‌صورت فیزیکی و الکترونیکی
• توانایی کار دقیق و منظم با اسناد و اطلاعات اداری
• دقت بالا در ثبت اطلاعات، شماره‌ها، تاریخ‌ها و مشخصات اسناد
• توانایی پیگیری امور تا حصول نتیجه
• مسئولیت‌پذیری، نظم و محرمانگی در نگهداری اطلاعات و اسناد

ویژگی‌هایی که برای ما اهمیت دارد

ما به دنبال فردی هستیم که صرفاً مجری ثبت نامه نباشد، بلکه بتواند فرآیند دبیرخانه را به‌صورت منظم، دقیق و مستقل مدیریت کند.
دقت در جزئیات، سرعت عمل، پیگیری، نظم در بایگانی و تسلط واقعی بر مکاتبات و اسناد برای این موقعیت شغلی اهمیت بالایی دارد.

مزیت محسوب می‌شود

• سابقه کار در دبیرخانه شرکت‌ها و سازمان‌های متوسط یا بزرگ
• تجربه کار با سامانه‌های دبیرخانه و اتوماسیون اداری
• آشنایی با فرآیند گردش و بایگانی اسناد و قراردادها
• تجربه کار با قراردادهای سازمانی و اداری