مسئول دفتر - خانم

ما به دنبال یک مسئول دفتر منظم، دقیق، پیگیر و حرفه‌ای هستیم که توانایی مدیریت و هماهنگی امور اداری، برنامه‌های مدیران و پیگیری امور را داشته باشد.

شرح وظایف

• مدیریت و هماهنگی امور جاری دفتر و پیگیری امور محوله تا حصول نتیجه
• تنظیم و مدیریت برنامه‌ها، جلسات و تقویم کاری مدیران
• هماهنگی جلسات داخلی و خارجی و انجام اقدامات لازم پیش، حین و پس از جلسات
• پیگیری مصوبات، دستورات و امور ارجاع‌شده از سوی مدیرعامل و ارائه گزارش پیشرفت
• انجام و پیگیری مکاتبات، نامه‌ها، ایمیل‌ها و اسناد اداری
• تهیه و تنظیم گزارش‌ها، صورت‌جلسات و مستندات مورد نیاز
• تعامل حرفه‌ای با مدیران، همکاران، مشتریان، مراجعان و سایر ذی‌نفعان
• پاسخگویی و مدیریت تماس‌ها و درخواست‌های ورودی
• نظارت بر نظم و حسن اجرای امور جاری دفتر
• پیگیری امور خریدهای داخلی و هماهنگی‌های اداری مرتبط
• حفظ و صیانت از اطلاعات و اسناد محرمانه سازمان
• انجام سایر امور مرتبط با جایگاه شغلی بنا بر نظر مدیر مربوطه
• هماهنگی ارسال‌ها و تحویل‌ها، گرفتن پیک و همچنین اسنپ برای سفرهای همکاران
• مراجعه حضوری به برخی ادارات (برای مثال بیمه، دارایی و...) برای امور اداری در صورت نیاز

شرایط و مهارت‌های مورد نیاز

• حداقل 5 سال سابقه کار مرتبط و معتبر، ترجیحاً در سمت مسئول دفتر یا دستیار مدیران
• تسلط به نرم‌افزارهای Microsoft Office به‌ویژه Word، Excel و Outlook
• تسلط به اصول مکاتبات و نامه‌نگاری اداری، تنظیم گزارش و بایگانی اسناد
• توانایی برنامه‌ریزی، سازماندهی، اولویت‌بندی و پیگیری امور تا حصول نتیجه
• توانایی مدیریت هم‌زمان چندین وظیفه و حفظ کیفیت کار در محیطی پویا
• روابط عمومی بالا، فن بیان مناسب و مهارت ارتباطی موثر
• دقت، نظم، مسئولیت‌پذیری و توجه بالا به جزئیات
• توانایی حفظ محرمانگی اطلاعات و رعایت اصول امانت‌داری
• روحیه کار تیمی، انعطاف‌پذیری و پیگیری بالا
• آشنایی با زبان انگلیسی در حد مکاتبات و امور اداری، مزیت محسوب می‌شود

ویژگی‌های فردی مورد انتظار

• منظم، دقیق و نتیجه‌گرا
• دارای قدرت پیگیری بالا و روحیه مسئولیت‌پذیری
• دارای رفتار و ظاهر آراسته و حرفه‌ای
• توانمند در مدیریت زمان و اولویت‌بندی امور
• توانایی حفظ آرامش و تمرکز در شرایط کاری
• دارای روحیه همکاری و تعامل سازنده
• متعهد به محرمانگی اطلاعات و اصول اخلاق حرفه‌ای