دفتر مدیریت مجتمع مسکونی و تجاری پارک پرنس برای تکمیل تیم اداری خود، از فردی باتجربه، دقیق، منظم، مسئولیتپذیر و دارای روابط عمومی مناسب دعوت به همکاری میکند.
این جایگاه نقش مهمی در پیشبرد امور روزمره دفتر مدیریت، ارتباط با ساکنین و مراجعین، انجام مکاتبات، ساماندهی اسناد و بایگانی و پیگیری امور اداری مجموعه دارد.
با توجه به ارتباط مستمر دفتر مدیریت با واحد مالی، آشنایی با اصول حسابداری و اسناد مالی نیز برای این جایگاه مورد نیاز است. فرد منتخب در بخش مالی در چارچوب تعیینشده و زیر نظر مدیر مالی مجموعه، در ثبت، ساماندهی و پیگیری اسناد و اطلاعات مالی همکاری خواهد کرد.
شرح وظایف و مسئولیتها
- پاسخگویی حرفهای و محترمانه به تماسهای تلفنی و مراجعین حضوری شامل ساکنین، مالکین، کسبه و پیمانکاران
- ثبت، شمارهگذاری، طبقهبندی و بایگانی نامههای وارده و صادره، قراردادها، صورتجلسات و سایر مستندات
- ایجاد و نگهداری بایگانی منظم فیزیکی و دیجیتال و بهروزرسانی پروندهها
- تنظیم و تایپ نامههای اداری، اطلاعیهها، اخطاریهها، گزارشها و صورتجلسات
- دریافت، ثبت و پیگیری درخواستهای ساکنین و ارجاع آنها به واحد مربوط
- هماهنگی جلسات و برنامههای دفتر مدیریت و پیگیری امور محولشده
- ثبت و طبقهبندی فاکتورها، قبوض، اسناد دریافت و پرداخت و سایر مدارک مالی
- همکاری در ورود و کنترل اطلاعات و اسناد مالی زیر نظر مدیر مالی مجموعه
- همکاری در تهیه گزارشها و مستندات مورد نیاز واحد مالی
- استفاده از ابزارهای هوش مصنوعی و فناوریهای دیجیتال برای افزایش سرعت و دقت در انجام امور اداری، مکاتبات، گزارشنویسی، خلاصهسازی و ساماندهی اطلاعات
- مدیریت ملزومات و تجهیزات اداری دفتر
شرایط احراز و مهارتهای مورد نیاز
- حداقل 5 سال سابقه کار مرتبط در حوزه مسئول دفتر، امور اداری، امور مالی یا موقعیتهای مشابه
- تسلط به Microsoft Office شامل Word، Excel و PowerPoint
- تسلط بر اصول نامهنگاری و مکاتبات رسمی
- تسلط بر بایگانی، طبقهبندی و نگهداری اسناد فیزیکی و دیجیتال
- آشنایی مناسب با اصول و مفاهیم حسابداری و اسناد مالی
- آشنایی با فاکتورها، دریافت و پرداخت، تنخواه و گردش اسناد مالی
- آشنایی با نرمافزارهای حسابداری
- توانایی استفاده کاربردی از ابزارهای هوش مصنوعی در محیط کار برای تنظیم و ویرایش متون، تهیه گزارش، خلاصهسازی و طبقهبندی اطلاعات، پژوهش و تسریع فرایندهای اداری
- توانایی مناسب در کار با اعداد، جداول و اطلاعات مالی
- فن بیان مناسب و توانایی برقراری ارتباط حرفهای و محترمانه با مراجعین
- توانایی مدیریت همزمان چند موضوع، اولویتبندی و پیگیری امور
- نظم، دقت، مسئولیتپذیری و توجه به جزئیات
- امانتداری و تعهد به حفظ محرمانگی اطلاعات ساکنین و اطلاعات مالی و مدیریتی مجموعه
ویژگیهای فردی مورد انتظار
فرد مناسب برای این جایگاه باید در درجه نخست یک مسئول دفتر حرفهای و باتجربه باشد؛ فردی منظم و پیگیر که بتواند جریان امور اداری، مکاتبات، اسناد و مراجعات روزانه دفتر مدیریت را بهخوبی سامان دهد.
در کنار این تواناییها، آشنایی با امور حسابداری و توانایی همکاری با واحد مالی اهمیت دارد. انتظار نمیرود مسئولیت تخصصی حسابداری مجموعه بر عهده این جایگاه باشد، اما فرد باید بتواند اسناد و اطلاعات مالی را بشناسد، آنها را بهدرستی ثبت و طبقهبندی کند و زیر نظر مدیر مالی در امور اجرایی مالی همکاری داشته باشد.
همچنین انتظار میرود فرد منتخب با ابزارهای دیجیتال و هوش مصنوعی آشنا باشد و بتواند از آنها بهعنوان ابزار کاری روزانه برای انجام سریعتر و دقیقتر وظایف خود استفاده کند.
مزایا و شرایط همکاری
- حقوق ثابت توافقی با پرداخت منظم
- بیمه تامین اجتماعی
- محیط کاری امن، محترمانه و باثبات
- ساعات کاری مشخص
- همکاری در محیطی منظم و دارای ساختار اداری مشخص