منشی مدیر عامل

موقعیت شغلی منشی مدیرعامل یا معاون اداری مدیرعامل، فردی است که مسئولیت پشتیبانی مستقیم از مدیرعامل در امور اداری، اجرایی، هماهنگی جلسات و ارتباطات داخلی و خارجی سازمان را بر عهده دارد. این نقش با هدف بهبود بهره‌وری، سازمان‌دهی کارها و تسهیل فرآیندهای مدیریتی تعریف شده است.
وظایف و مسئولیت‌ها:
• مدیریت تقویم و زمان‌بندی جلسات مدیرعامل
• هماهنگی و پیگیری مکاتبات داخلی و خارجی (نامه‌ها، ایمیل‌ها، تماس‌ها)
• تنظیم و آماده‌سازی گزارش‌ها، صورت‌جلسات و مستندات مدیریتی
• سازمان‌دهی جلسات داخلی و خارجی و تهیه دستور جلسه
• پیگیری امور محوله از سوی مدیرعامل در واحدهای مختلف سازمان
• حفظ محرمانگی اطلاعات و مدیریت اسناد حساس
• ایجاد و حفظ ارتباط موثر با مدیران واحدها
• مدیریت بخشی از فرآیندهای اداری مانند هماهنگی منابع و امور پشتیبانی
• ارائه پیشنهاد برای بهبود فرآیندهای اداری و مدیریتی
شرایط احراز:
• مدرک تحصیلی: کارشناسی یا بالاتر در رشته‌های مدیریت، زبان یا رشته‌های مرتبط
• مهارت عالی در برنامه‌ریزی، سازمان‌دهی و مدیریت زمان
• تسلط به نرم‌افزارهای Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
• توانایی تهیه گزارش‌های حرفه‌ای و نگارش مکاتبات رسمی
• روابط عمومی قوی، فن بیان مناسب و مهارت مذاکره
• تسلط نسبی به زبان انگلیسی (مکاتبات و مکالمه) امتیاز محسوب می‌شود
• روحیه مسئولیت‌پذیری، دقت بالا و رعایت محرمانگی اطلاعات
ویژگی‌های شخصیتی:
• توانایی کار تحت فشار و مدیریت هم‌زمان چند وظیفه
• انعطاف‌پذیر، قابل اعتماد و متعهد
• توجه به جزئیات و دقت در امور اجرایی
• روحیه همکاری و تعامل موثر با مدیران و کارکنان