ما در دپارتمان گرافیک کانون ایران نوین به‌دنبال یک مسئول دفتر دقیق، خوش‌برخورد، منظم و باانگیزه هستیم؛ فردی که با تسلط بر امور دفتری و هماهنگی‌های روزمره، به مدیر واحد و تیم طراحان خلاق ما کمک کند تا کارها با بالاترین سرعت، نظم و آرامش پیش برود.
اگر به محیط‌های پویا و خلاق علاقه‌مندید، نظم اجرایی و پیگیری از ویژگی‌های بارز شماست و روابط عمومی خوبی دارید، از پیوستن شما به این تیم استقبال می‌کنیم.
شرح وظایف و مسئولیت‌های اصلی:
مدیریت تماس‌ها، نامه‌نگاری‌ها، مکاتبات اداری و پیام‌های ورودی و خروجی دپارتمان گرافیک.
تنظیم تقویم کاری، زمان‌بندی جلسات داخلی واحد و جلسات مشترک با مشتریان و سایر دپارتمان‌ها.
آماده‌سازی صورت‌جلسات، پیگیری مصوبات و مستندسازی تصمیمات اتخاذشده در جلسات واحد.
ثبت، دسته‌بندی و پیگیری بریف‌ها و درخواست‌های طراحی ورودی از سایر واحدها (اکانت، دیجیتال، کمپین و…).
هماهنگی فرآیند تحویل و ارسال فایل‌ها و خروجی‌های نهایی طراحی به واحدهای مربوطه یا ناظران چاپ.
ثبت درخواست‌ها و پیگیری تدارکات، لوازم مصرفی اداری، تجهیزات تخصصی طراحی و امور رفاهی مورد نیاز همکاران واحد گرافیک.
ایجاد محیطی آرام، آراسته و منظم در فضای استودیو برای تمرکز بیشتر تیم طراحان.
شایستگی‌های تخصصی و مهارتی:
سابقه کاری: حداقل 1 سال سابقه کاری مرتبط در جایگاه مسئول دفتر، کارشناس امور اداری یا هماهنگ‌کننده (سابقه کار در آژانس‌های تبلیغاتی، استودیوهای طراحی یا فضاهای رسانه‌ای مزیت محسوب می‌شود).
تسلط بر نرم‌افزارهای اداری: تسلط خوب به مجموعه Microsoft Office (به‌ویژه Word و Excel جهت گزارش‌گیری و لیست‌ها).
تسلط کامل بر اصول نگارش، مکاتبات رسمی اداری و آداب تشریفات جلسات.
آشنایی عمومی با اصطلاحات طراحی و چاپ (آشنایی اولیه مزیت است؛ نیاز به طراحی نیست).
شایستگی‌های فردی و رفتاری:
انضباط شخصی و دقت بالا: حساسیت به جزئیات، نظم در چیدمان و بایگانی، و دقت در زمان‌بندی‌ها.
روابط عمومی عالی، خوش‌رویی و صبوری: توانایی برقراری ارتباط موثر و محترمانه با افراد و درک روحیات تیم‌های خلاق و هنری.
پیگیری مستمر: پیگیری امور تا حصول نتیجه بدون نیاز به یادآوری مکرر.
رازداری و امانت‌داری: حفظ محرمانگی پروژه‌ها، اسناد تجاری و طرح‌های اختصاصی مشتریان.
ظاهر آراسته و پرستیژ کاری مناسب: رعایت استانداردهای آراستگی ظاهری و رفتار حرفه‌ای.