خلاصه شرح شغل:

هماهنگی و اجرای فرآیندهای کنترل مدارک در دپارتمان سطح‌الارض و تعامل با کلیه ذی‌نفعان مرتبط از جمله کارفرما، پیمانکاران، مشاوران، سایر دپارتمان‌ها و مدیریت پروژه، در راستای پیاده‌سازی رویه‌ها و Work Processهای مصوب مطابق با Project Quality Assurance Plan. این شغل مسئولیت دریافت، ثبت، کدگذاری، کنترل Revision، توزیع، پیگیری، گزارش‌دهی، بایگانی و نگهداری مستندات پروژه را با هدف اطمینان از دقت، قابلیت ردیابی، دسترسی و توزیع به‌موقع اطلاعات و آخرین نسخه معتبر مدارک بر عهده دارد.

مسئولیت‌ها و وظایف تخصصی:

• دریافت، ثبت، کدگذاری، شماره‌گذاری و طبقه‌بندی کلیه مدارک پروژه مطابق Document Numbering System.
• کنترل و ثبت مدارک صادره و دریافتی میان کارفرما، پیمانکار، مشاور و واحدهای داخلی پروژه.
• کنترل Revision مدارک و اطمینان از استفاده و توزیع آخرین نسخه معتبر.
• تهیه، نگهداری و به‌روزرسانی Document Register / Master Document List (MDL).
• دریافت و توزیع مدارک مهندسی و سایر مستندات پروژه میان واحدها و ذی‌نفعان مرتبط.
• هماهنگی با تیم‌های مهندسی، تدارکات، ساخت و سایر واحدهای مرتبط به‌منظور اطمینان از گردش صحیح و به‌موقع مدارک.
• پیگیری وضعیت مدارک، پاسخ‌ها، تاییدیه‌ها و موارد Pending از افراد و واحدهای مرتبط تا حصول نتیجه.
• تهیه گزارش‌های دوره‌ای از وضعیت مدارک، گردش مستندات، Revisionها و موارد Pending.
• سازمان‌دهی و نگهداری آرشیو فیزیکی و الکترونیکی مستندات پروژه.
• اطمینان از قابلیت ردیابی، دسترسی و بازیابی مدارک در طول چرخه عمر پروژه.
• کنترل و نگهداری سوابق مرتبط با مکاتبات و Transmittalهای پروژه.
• همکاری در اجرای الزامات Document Control و Work Processهای مرتبط با واحد مطابق با Project Quality Assurance Plan.
• شناسایی مغایرت‌ها یا نواقص مرتبط با کنترل مدارک و پیگیری اقدامات اصلاحی با واحدهای ذی‌ربط.