ما برای تکمیل دفتر مدیرعامل، به دنبال یک دستیار ارشد مدیرعامل (Chief of Staff) هستیم که بتواند مسائل پیچیده و بعضاً مبهم را به مسئله‌ای روشن و قابل بررسی تبدیل کند، اطلاعات موردنیاز را از بخش‌های مختلف سازمان جمع‌آوری و تحلیل کند، گزینه‌های تصمیم‌گیری را آماده کند و تا بسته‌شدن موضوعات ارجاع‌شده، پیگیری موثر داشته باشد.

اگر ذهنی تحلیل‌گر، سریع و ساختارمند دارید، از ورود به موضوعات جدید نمی‌ترسید، در کار با داده و اطلاعات دقیق هستید و می‌توانید بدون نیاز به دستورالعمل‌های قدم‌به‌قدم، یک موضوع را از «مسئله» تا «نتیجه» دنبال کنید، مشتاق آشنایی با شما هستیم.

وظایف و مسئولیت‌های شما:

• پشتیبانی تحلیلی از مدیرعامل: دریافت مسائل و نیازهای اطلاعاتی مدیرعامل، تبدیل آن‌ها به صورت‌مسئله مشخص و جمع‌آوری اطلاعات معتبر از واحدهای مختلف سازمان
• تحلیل و تصمیم‌سازی: بررسی داده‌ها، روندها و انحرافات، شناسایی خلاهای اطلاعاتی و ارائه گزینه‌های تصمیم‌گیری به همراه مزایا، معایب، ریسک‌ها و پیامدهای هر گزینه
• تهیه گزارش‌های مدیریتی: تبدیل اطلاعات و گزارش‌های پیچیده به خلاصه‌های مدیریتی، شفاف و قابل استفاده برای تصمیم‌گیری سریع مدیرعامل
• پیگیری تصمیمات و موضوعات کلیدی: تبدیل تصمیمات و ارجاعات مدیرعامل به اقدامات، مسئولان و زمان‌بندی مشخص و پیگیری موضوع تا حصول نتیجه
• مدیریت موضوعات باز: ثبت، اولویت‌بندی و به‌روزرسانی موضوعات ارجاع‌شده و شناسایی موضوعات متوقف‌شده، دارای تاخیر یا دارای انحراف
• آماده‌سازی مدیرعامل برای جلسات و تصمیمات مهم: جمع‌آوری اطلاعات، بررسی سوابق، شناسایی ذی‌نفعان، نقاط اختلاف، گزینه‌های موجود و تصمیمات موردنیاز پیش از جلسات
• جمع‌بندی جلسات و تصمیمات: استخراج تصمیم‌ها، اقدامات و مسئولیت‌ها و اطمینان از ورود آن‌ها به چرخه پیگیری
• رصد و هوشمندی اطلاعاتی: پایش منظم بازار، رقبا، فناوری‌ها، مقررات و روندهای مرتبط با فعالیت شرکت و ارائه گزارش‌های کوتاه و تصمیم‌ساز
• تحقیق و بررسی سریع: ورود به موضوعات جدید و ناآشنا، جست‌وجوی حرفه‌ای و استخراج اطلاعات و Insightهای کاربردی برای مدیرعامل
• هماهنگی با مدیران و واحدهای سازمان: پیگیری موضوعات ارجاع‌شده از معاونان، مدیران و روسای واحدها و دریافت اطلاعات و پاسخ‌های موردنیاز
• مستندسازی تصمیمات مهم: ثبت سابقه موضوعات و تصمیمات کلیدی، منطق تصمیم‌گیری و نتایج حاصل از آن‌ها

این جایگاه مسئول امور اداری روزمره، مدیریت تقویم یا تشریفات دفتر مدیرعامل نیست؛ تمرکز اصلی این نقش بر تحلیل، تصمیم‌سازی، پیگیری و ایجاد اطمینان از بسته‌شدن موضوعات مهم سازمان است.

آنچه برای این نقش نیاز داریم:

• حداقل مدرک کارشناسی؛ کارشناسی ارشد مزیت محسوب می‌شود
• ترجیحاً فارغ‌التحصیل رشته‌های مهندسی، مدیریت، MBA، اقتصاد یا سایر رشته‌های دارای پایه تحلیلی قوی
• سابقه کاری 0 تا 5 سال؛ تعداد سال‌های سابقه برای ما به اندازه توانایی تحلیل، سرعت یادگیری و کیفیت خروجی اهمیت ندارد
• سابقه فعالیت در حوزه‌های مشاوره مدیریت، استراتژی، سرمایه‌گذاری، تحلیل کسب‌وکار یا دفتر مدیرعامل مزیت محسوب می‌شود
• تسلط پیشرفته به Excel، به‌خصوص PivotTable و Power Query، و توانایی تحلیل و ارائه داده‌ها
• تسلط حرفه‌ای به PowerPoint و توانایی تهیه گزارش‌ها و ارائه‌های مدیریتی
• توانایی تحقیق، جست‌وجوی حرفه‌ای، جمع‌آوری اطلاعات و استخراج نکات و Insightهای تصمیم‌ساز
• توانایی استفاده حرفه‌ای از ابزارهای هوش مصنوعی برای افزایش سرعت و کیفیت تحلیل، با رعایت الزامات محرمانگی اطلاعات
• توانایی نگارش مدیریتی به زبان فارسی؛ انتقال مفاهیم پیچیده به شکل کوتاه، شفاف و بدون حاشیه
• تسلط به زبان انگلیسی در سطح B2 یا بالاتر برای مطالعه گزارش‌ها، مستندات و منابع تخصصی
• آشنایی با مفاهیم مالی و توانایی خواندن و درک صورت‌های مالی و شاخص‌های کلیدی کسب‌وکار
• آشنایی با ابزارهای مدیریت پروژه و پیگیری موضوعات مانند Jira، Trello، Microsoft Planner یا ابزارهای مشابه

اگر این ویژگی‌ها را دارید، احتمالاً برای این نقش مناسب هستید:

• تفکر تحلیلی قوی: می‌توانید یک مسئله پیچیده را به اجزای کوچک‌تر و قابل بررسی تبدیل کنید و روابط علت و معلولی را تشخیص دهید.
• یادگیری سریع: می‌توانید در مدت کوتاه وارد یک موضوع جدید شوید و بدون نیاز به دانش قبلی، اطلاعات لازم را پیدا و تحلیل کنید.
• مسئله‌فهمی: صرفاً به درخواست اولیه اکتفا نمی‌کنید و تلاش می‌کنید نیاز واقعی پشت یک درخواست را پیدا کنید.
• مالکیت و پیگیری: موضوع را صرفاً به واحد مربوطه ارجاع نمی‌دهید؛ تا رسیدن به نتیجه، مسئولانه آن را دنبال می‌کنید.
• دقت بالا: در کار با اعداد، داده‌ها، گزارش‌ها و اطلاعات حساس، دقیق و منظم هستید.
• بلوغ ارتباطی: می‌توانید با مدیران ارشد و روسای واحدها حرفه‌ای و موثر تعامل کنید، بدون ایجاد اصطکاک یا اعمال قدرت کاذب.
• محرمانگی و امانت‌داری: اطلاعات مالی، فنی، مدیریتی و استراتژیک سازمان را کاملاً محرمانه تلقی می‌کنید.
• چابکی ذهنی و اجرایی: با تغییر اولویت‌ها کنار می‌آیید و می‌توانید هم‌زمان چند موضوع مهم را با نظم مدیریت کنید.

نتیجه‌گرایی: برای شما خروجی قابل استفاده و بسته‌شدن مسئله مهم‌تر از صرفاً انجام دادن یک Task است.

ویژگی‌های شخصیتی مورد انتظار:

• تیزبین، پرسشگر و کنجکاو
• سریع، یادگیرنده و دارای قضاوت حرفه‌ای
• منظم و حساس به جزئیات
• مسئولیت‌پذیر و پیگیر
• تاب‌آور در شرایط کاری پرفشار و متغیر
• توانمند در اولویت‌بندی موضوعات و تشخیص مسائل مهم از مسائل کم‌اهمیت
• حساس به زمان و توانمند در کاهش بار شناختی مدیرعامل

مزیت محسوب می‌شود اگر:

• سابقه کار در دفتر مدیرعامل، مشاوره مدیریت، استراتژی، سرمایه‌گذاری یا تحلیل کسب‌وکار داشته باشید.
• با فرآیندهای سازمانی و سیستم‌های ERP آشنایی داشته باشید.
• تجربه تهیه گزارش‌های مدیریتی و تحلیل داده داشته باشید.
• گواهینامه‌های ECBA / CBAP در حوزه تحلیل کسب‌وکار داشته باشید.
• گواهینامه‌های CAPM / PMP در حوزه مدیریت پروژه داشته باشید.
• گواهینامه MOS Expert – Excel داشته باشید.
• دوره‌های تخصصی MBA، تحلیل مالی یا تصمیم‌گیری مدیریتی را گذرانده باشید.

آنچه برای ما مهم است:

• توانایی فکر کردن و حل مسئله، نه صرفاً سابقه کاری
• دقت و صحت اطلاعات، حتی زمانی که داده کافی در دسترس نیست
• توانایی تبدیل اطلاعات پراکنده به Insight و تصمیم قابل اجرا
• پیگیری تا حصول نتیجه، نه صرفاً انتقال درخواست
• محرمانگی و امانت‌داری
• سرعت یادگیری و توانایی ورود به موضوعات جدید
• نظم، مسئولیت‌پذیری و حساسیت نسبت به زمان
• توانایی کاهش بار شناختی مدیرعامل و تبدیل مسائل پیچیده به خروجی‌های کوتاه و تصمیم‌ساز