مسئول دفتر و امور اداری | مسلط به مکاتبات، اتوماسیون و پیگیری امور
شرح شغل و وظایف
انجام امور اداری، دبیرخانه و هماهنگی‌های جاری دفتر؛
ثبت، پیگیری، ارجاع و بایگانی مکاتبات و اسناد در سیستم اتوماسیون اداری؛
تهیه و تنظیم نامه‌ها، صورتجلسات، گزارش‌ها و سایر مکاتبات سازمانی؛
پاسخگویی حرفه‌ای به تماس‌های تلفنی و مدیریت مکاتبات و ایمیل‌های دفتر؛
دریافت، ثبت، توزیع و پیگیری نامه‌ها، اسناد و مراسلات؛
اسکن، طبقه‌بندی و نگهداری منظم اسناد و پرونده‌ها؛
هماهنگی جلسات، برنامه‌ها و امور اجرایی دفتر در صورت نیاز؛
پیگیری امور ارجاع‌شده تا حصول نتیجه و ارائه گزارش وضعیت به مسئول مربوطه؛
همکاری و هماهنگی موثر با واحدهای مختلف سازمان؛
رعایت کامل محرمانگی اطلاعات، اسناد و مکاتبات سازمانی.
شرایط احراز و مهارت‌های مورد نیاز
تسلط کامل به تایپ فارسی و انگلیسی و ترجیحاً تایپ سریع و 10 انگشتی؛
تسلط به Microsoft Office به‌ویژه Word و Excel؛
آشنایی با نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری و دبیرخانه؛
توانایی تنظیم نامه‌های رسمی و مکاتبات اداری؛
آشنایی با امور تنخواه و ثبت هزینه‌های جاری (مزیت محسوب می‌شود)؛
آشنایی با نرم‌افزارهای گرافیکی و ویرایش ساده تصاویر (مزیت محسوب می‌شود)؛
دقت بالا، نظم و توجه به جزئیات؛
پیگیری قوی و توانایی به نتیجه رساندن امور محوله؛
برخورداری از روابط عمومی حرفه‌ای و مهارت ارتباطی مناسب؛
توانایی مدیریت هم‌زمان چند وظیفه و اولویت‌بندی امور؛
توانایی کار در شرایط پرمشغله و مدیریت فشار کاری؛
محرمانه‌داری و امانت‌داری بالا؛
ظاهر و برخورد حرفه‌ای و توانایی تعامل مناسب با مدیران، کارکنان و مراجعان.