CEO Office • International Affairs • Protocol • Travel

هلدینگ تکتا (توسعه کیفیت تغذیه ایران) از فردی باتجربه، بسیار منظم، پیگیر، مسلط به ارتباطات بین‌المللی و قابل اعتماد برای مدیریت دفتر مدیرعامل، پیگیری امور اجرایی و همراهی در ماموریت‌های داخلی و خارجی دعوت به همکاری می‌کند.

ماموریت اصلی
حفظ تمرکز، زمان و آمادگی مدیرعامل از طریق مدیریت برنامه‌ها، ارتباطات، دستورات، جلسات و جزئیات اجرایی دفتر و سفر.

هر موضوعی که به دفتر مدیرعامل سپرده می‌شود باید ثبت، اولویت‌بندی، ارجاع، پیگیری و کنترل شود و با گزارش نتیجه به پایان برسد.

فرد منتخب باید نیازهای قابل پیش‌بینی را پیشاپیش شناسایی کند و در حدود اختیارات خود، بدون نیاز به یادآوری مکرر اقدام کند.

مسئولیت‌های اصلی
1. مدیریت دفتر و برنامه مدیرعامل

• تنظیم و کنترل تقویم، جلسات، ملاقات‌ها، تماس‌ها و سررسیدها
• مدیریت درخواست‌های ملاقات و ارتباطات با تشخیص اولویت و رعایت احترام
• آماده‌سازی اطلاعات، مدارک و گزارش‌های موردنیاز پیش از جلسات
• مدیریت مکاتبات، پیام‌ها، فایل‌ها و آرشیو قابل جست‌وجوی اسناد
• نگهداری و به‌روزرسانی اطلاعات تماس مدیران، مشتریان و شرکای تجاری

2. پیگیری دستورات و تعهدات

• ثبت دقیق دستورات، تعیین مسئول پیگیری و مهلت انجام
• تهیه فهرست روزانه امور باز، فوری و عقب‌افتاده
• دریافت گزارش واحدها و پیگیری تحویل به‌موقع
• تهیه صورت‌جلسه و پیگیری مصوبات تا حصول نتیجه
• کنترل سررسید قراردادها و تعهدات و یادآوری پیش از موعد
• ارائه گزارش کوتاه پایان روز از نتایج، موانع و موارد نیازمند تصمیم مدیرعامل

3. ارتباطات و امور بین‌الملل

• انجام مکاتبات، تماس‌ها و هماهنگی‌های رسمی با طرف‌های خارجی
• ترجمه جلسات و انتقال دقیق مطالب تجاری
• ثبت تصمیم‌ها و پیگیری توافقات و اقدامات پس از ملاقات
• هماهنگی امور اداری، بانکی و شرکتی در صورت ماموریت و در حدود اختیار

4. مدیریت سفر و تشریفات

• هماهنگی پرواز، هتل، ترانسفر، راننده، جلسات و رزروها
• کنترل آمادگی مدارک سفر، اسناد جلسات و امکانات ارتباطی
• انتخاب خدمات، محل ملاقات و هدایای مدیریتی متناسب با کیفیت، بودجه و فرهنگ طرف مقابل
• تهیه پرونده کامل سفر شامل برنامه، تماس‌ها، آدرس‌ها، اهداف جلسات، مدارک، بودجه و برنامه جایگزین
• مدیریت تغییرات و مشکلات سفر با ارائه راه‌حل عملی
• هماهنگی پوشش امور جاری دفتر در زمان ماموریت

5. مدیریت تنخواه ماموریت

• ثبت دقیق پرداخت‌ها به تفکیک مبلغ، ارز، تاریخ، علت و دریافت‌کننده
• جمع‌آوری رسیدها، کنترل مانده و تفکیک هزینه‌های شخصی و شرکتی
• تهیه گزارش هزینه و تسویه مستند تنخواه پس از ماموریت

شرایط و مهارت‌های الزامی

• تجربه مرتبط در دستیاری مدیران ارشد، مدیریت دفتر مدیرعامل یا امور اجرایی بین‌الملل
• تسلط حرفه‌ای و کاربردی به هر سه زبان انگلیسی، روسی و ترکی استانبولی برای مکاتبه، مکالمه، هماهنگی و ترجمه جلسات
• نگارش اداری قوی و توان تهیه گزارش مدیریتی کوتاه و دقیق
• تسلط کاربردی به Excel، Word، ایمیل، تقویم، CRM و ابزارهای مدیریت کار
• توان استفاده مسئولانه از ابزارهای هوش مصنوعی با رعایت محرمانگی اطلاعات
• توان اولویت‌بندی، مدیریت هم‌زمان چند موضوع و پیگیری مستقل
• تجربه سفر خارجی و آشنایی با آداب حرفه‌ای و تشریفات بین‌المللی
• امکان همراهی در ماموریت‌های داخلی و خارجی و انعطاف زمانی مطابق شرایط توافق‌شده همکاری
• دقت و امانت‌داری در نگهداری مدارک، وجوه و اطلاعات
• خونسردی، قاطعیت محترمانه و توان حل مسئله در محیط پرسرعت

آشنایی با بازرگانی، واردات و صادرات، قراردادها و امور بانکی و تجربه کار در محیط‌های تجاری استانبول، مسکو و دبی، مزیت محسوب می‌شود.

ویژگی‌های فرد موردنظر
فردی باوقار، خوش‌بیان، تیزبین، منظم، کم‌حاشیه و دارای هوش اجتماعی بالا که بتواند با افراد در سطوح مختلف ارتباط حرفه‌ای برقرار کند، کیفیت خدمات را تشخیص دهد و فشار اجرایی را از مدیرعامل کاهش دهد.
رعایت ساختار سازمانی، حدود اختیارات و احترام به کارکنان، از الزامات این جایگاه است.

محرمانگی و اعتماد
این موقعیت با دسترسی به برنامه‌ها، ارتباطات، اسناد و اطلاعات شخصی، مالی و تجاری مدیرعامل همراه است. حفظ محرمانگی، امانت‌داری و استفاده از اطلاعات صرفاً در چارچوب وظایف، شرط اصلی همکاری است.

معیار موفقیت

• ثبت کامل دستورات و مشخص‌بودن مسئول، مهلت و وضعیت هر موضوع
• آمادگی به‌موقع جلسات، سفرها و مدارک
• پیشگیری از فراموش‌شدن سررسیدها و تعهدات
• پیگیری منظم و اعلام به‌موقع موانع
• گزارش روزانه کوتاه و قابل اتکا
• آرشیو دقیق و هزینه‌های مستند
• کاهش نیاز مدیرعامل به پیگیری جزئیات اجرایی

فرایند انتخاب: مصاحبه تخصصی، آزمون عملی هر سه زبان، نگارش و گزارش‌دهی، مدیریت تقویم و پیگیری دستورات، برنامه‌ریزی سفر، مدیریت تنخواه و حل سناریوی بحران.
استعلام سوابق حرفه‌ای با اطلاع و رضایت متقاضی انجام می‌شود. ارزیابی نهایی می‌تواند شامل ماموریت آزمایشی با مدت، شرایط و پرداخت مشخص و توافق‌شده باشد.

لطفاً سطح تسلط به هر سه زبان، سابقه همکاری مستقیم با مدیران ارشد و امکان همراهی در سفرهای کاری را در رزومه مشخص کنید.