کارشناس امور اداری و پذیرش - خانم

واحد: اداری / پشتیبانی
گزارش‌دهی به: مدیر داخلی

هدف شغل
پشتیبانی از امور روزمره شرکت از طریق مدیریت پذیرش و مهمانان، انجام و پیگیری خریدهای جاری و کمک به حفظ نظم و کیفیت فضای اداری.

شرح وظایف

• مدیریت فضای پذیرش، استقبال و راهنمایی مراجعان و مهمانان
• هماهنگی اتاق جلسات، پذیرایی و امور مرتبط با جلسات
• دریافت و پیگیری درخواست‌های خرید و تامین اقلام اداری و مصرفی
• استعلام قیمت، هماهنگی با تامین‌کنندگان و پیگیری سفارش‌ها تا تحویل
• کنترل موجودی اقلام مصرفی و نگهداری مستندات خرید و فاکتورها
• نظارت بر نظم و آماده‌به‌کاری فضاهای عمومی، پذیرش، اتاق جلسات و آبدارخانه
• هماهنگی با نیروهای خدماتی و پیگیری تعمیرات و خدمات موردنیاز دفتر
• پیگیری ارسال و دریافت مرسولات و اسناد
• همکاری در برگزاری جلسات، رویدادها و برنامه‌های داخلی شرکت

شایستگی‌های موردنیاز

• روابط عمومی و مهارت ارتباطی مناسب
• برخورد حرفه‌ای، آراستگی و مسئولیت‌پذیری
• نظم، دقت و توانایی پیگیری همزمان چند موضوع
• توانایی مذاکره و هماهنگی با فروشندگان و تامین‌کنندگان
• تسلط مناسب به Microsoft Word و Microsoft Excel
• روحیه همکاری و توانایی فعالیت در محیط کاری پویا

شرایط احراز

• حداقل مدرک کارشناسی در رشته‌های مرتبط
• حداقل 3 سال سابقه مرتبط در امور اداری، پذیرش، تدارکات یا پشتیبانی

شاخص‌های کلیدی عملکرد
کیفیت مدیریت پذیرش و مهمانان، سرعت و دقت در فرآیند خرید، کنترل موجودی، نظم فضای اداری و کیفیت پیگیری امور اجرایی و پشتیبانی.