مسئول دفتر مدیر عامل

شرح موقعیت شغلی:
مسئول دفتر مدیریت وظیفه هماهنگی و پشتیبانی اداری دفتر مدیریت، برنامه‌ریزی جلسات و ملاقات‌ها، پیگیری مکاتبات، مصوبات و درخواست‌های ارجاع‌شده و همچنین مدیریت و بایگانی اسناد و اطلاعات دفتر را بر عهده خواهد داشت.

مسئولیت‌های اصلی:

• تنظیم و هماهنگی جلسات، ملاقات‌ها و برنامه‌های مدیران
• پیگیری امور، درخواست‌ها و مصوبات ارجاع‌شده و ارائه گزارش وضعیت
• دریافت، ثبت، تنظیم و ارجاع مکاتبات، ایمیل‌ها و پیام‌های مرتبط با دفتر مدیریت
• تهیه و تنظیم نامه‌ها، دعوت‌نامه‌ها، دستور جلسات و صورت‌جلسات
• پیگیری اقدامات تعیین‌شده در جلسات تا مشخص شدن وضعیت یا حصول نتیجه
• هماهنگی ارتباطات و ملاقات‌های مدیران با مشتریان، همکاران و سایر مراجعان
• طبقه‌بندی، بایگانی و نگهداری اسناد و مستندات به‌صورت فیزیکی و الکترونیکی
• هماهنگی امور اداری، خدماتی و ملزومات موردنیاز دفتر مدیریت
• هماهنگی امور ماموریت، بلیت، اقامت و سایر برنامه‌های اداری مدیران
• انجام پیگیری‌های اداری موردی از بانک‌ها، دفاتر اسناد، سازمان‌ها و سایر مراجع در صورت ارجاع
• همکاری و هماهنگی با واحدهای مختلف شرکت در امور مرتبط با دفتر مدیریت

شرایط احراز:

• حداقل مدرک کارشناسی در رشته‌های مدیریت، علوم اداری، مدیریت دولتی، علوم انسانی یا رشته‌های مرتبط
• حداقل 3 سال سابقه کاری مرتبط در مسئولیت‌های دفتری، اداری، دبیرخانه، دفتر مدیریت یا موقعیت‌های مشابه
• تسلط مناسب به Microsoft Office به‌ویژه Word و Excel
• توانایی تنظیم و پیگیری برنامه جلسات و تقویم کاری
• توانایی نگارش و تنظیم مکاتبات اداری
• توانایی تهیه صورت‌جلسه و پیگیری مصوبات
• توانایی مدیریت و بایگانی اسناد و اطلاعات
• مهارت ارتباطی مناسب و برخورد حرفه‌ای با مدیران، کارکنان، مشتریان و مراجعان

ویژگی‌های فردی مورد انتظار:

• دقت و نظم بالا
• پیگیری موثر تا حصول نتیجه
• مسئولیت‌پذیری و قابل اعتماد بودن
• توانایی اولویت‌بندی و مدیریت همزمان چند کار
• حفظ آرامش در شرایط کاری فشرده و تغییر اولویت‌ها
• رازداری و رعایت جدی محرمانگی اطلاعات
• آراستگی و رفتار حرفه‌ای
• انعطاف‌پذیری و توانایی همکاری با واحدهای مختلف