مسئول دفتر

شرح وظایف:
برنامه‌ریزی و هماهنگی جلسات، ملاقات‌ها و تقویم کاری مدیرعامل
هماهنگی جلسات هیئت‌مدیره و تایپ، ثبت، بایگانی و پیگیری صورتجلسات
پاسخگویی به تماس‌ها و مدیریت مکاتبات داخلی و خارجی
تایپ، کنترل و بایگانی نامه‌ها، گزارش‌ها و صورتجلسات دفتر مدیرعامل
مدیریت آرشیو اسناد و حفظ محرمانگی اطلاعات سازمان
هماهنگی سفرهای کاری، رزرو بلیت و هتل و انجام امور مرتبط با ماموریت‌های دفتر مدیرعامل و هیئت‌مدیره
هماهنگی برگزاری جلسات و اطمینان از آماده بودن تجهیزات و پذیرایی
پیگیری امور اداری، مکاتبات و درخواست‌های واحدهای مختلف سازمان از دفتر مدیرعامل
مدیریت ارسال و دریافت اسناد، پیک، اسنپ سازمانی، فکس، اسکن و پرینت مدارک
پیگیری تعمیرات و نگهداری تجهیزات دفتر
تهیه گزارش‌های موردنیاز دفتر مدیرعامل
انجام امور محوله دفتر مدیرعامل و گزارش‌دهی
آشنا به تنخواه‌گردانی
نظارت بر کار نیروی خدمات
برنامه‌ریزی کارها و پیگیری امور محوله به کارپرداز
نظارت بر موارد مصرفی دفتر و برنامه‌ریزی و خرید اقلام موردنیاز
استفاده کاربردی از هوش مصنوعی برای تحقیق، برنامه‌ریزی، مستندسازی، گزارش‌نویسی و تسریع امور
شرایط احراز:
حداقل 2 سال سابقه کار مرتبط در سمت مسئول دفتر، منشی ارشد یا دستیار مدیرعامل
تسلط به اصول مکاتبات اداری، بایگانی و مدیریت اسناد
مهارت بالا در برنامه‌ریزی، هماهنگی و مدیریت زمان
تسلط به نرم‌افزارهای Office به‌ویژه Word و Excel و Outlook
توانایی تایپ فارسی و انگلیسی
روابط عمومی قوی و مهارت ارتباط موثر
دقت، نظم، پیگیری مستمر و توانایی انجام همزمان چند وظیفه
امانت‌داری، رازداری و تعهد به حفظ محرمانگی اطلاعات
توانایی مدیریت استرس